Når du som dataansvarlig modtager en anmodning om indsigt, skal besvarelsen heraf ske inden for databeskyttelsesforordningens tidsfrister. Derudover er dataansvarlige forvaltningsmyndigheder underlagt kravet om rimelig sagsbehandlingstid, der følger af god forvaltningsskik. Det må generelt antages, at forvaltningsmyndigheder lever op til det ulovbestemte krav til sagsbehandlingstiden, hvis de overholder tidsfristerne efter databeskyttelsesforordningen.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 3, skal anmodningen besvares ”uden unødig forsinkelse” og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. Fristen kan dog forlænges med to måneder, hvis det er nødvendigt, under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og antal. Der er tale om en absolut frist for besvarelse af anmodninger på tre måneder. Den dataansvarlige skal underrette den registrerede om enhver forlængelse senest en måned efter modtagelsen af anmodningen samt give en begrundelse for forsinkelsen.

Sagsbehandlingsfristerne efter databeskyttelsesforordningen er relativ korte, idet den dataansvarlige senest en måned efter modtagelsen enten skal besvare indsigtsanmodningen eller underrette om forlængelse af fristen ledsaget af en begrundelse. Den dataansvarlige bør derfor fastsætte nærmere rutiner og retningslinjer for, hvordan der sikres rettidig besvarelse af alle registreredes anmodninger, jf. betænkning nr. 1565 om databeskyttelsesforordningen, side 273.

Art. 12

[...]

Stk. 3. Den dataansvarlige oplyser uden unødig forsinkelse og i alle tilfælde senest en måned efter modtagelsen af anmodningen den registrerede om foranstaltninger, der træffes på baggrund af en anmodning i henhold til artikel 15-22. Denne periode kan forlænges med to måneder, hvis det er nødvendigt, under hensyntagen til anmodningernes kompleksitet og antal. Den dataansvarlige underretter den registrerede om enhver sådan forlængelse senest en måned efter modtagelsen af anmodningen sammen med begrundelsen for forsinkelsen. Hvis den registrerede indgiver en anmodning elektronisk, meddeles oplysningerne så vidt muligt elektronisk, medmindre den registrerede anmoder om andet.

[...]

UDDYBENDE BEMÆRKNINGER, PRAKSIS MV.

1. Fristforlængelse og tidspunkt for frist

2. Teknisk indretning af system

Ekspeditionstiden for indhentning af personoplysninger til besvarelse af anmodningen afhænger bl.a. af den tekniske indretning af det system, hvori oplysningerne behandles. Derudover vil tiden afhænge af, hvorvidt den dataansvarlige anvender databehandlere, idet anmodningen i nogle tilfælde først kan besvares, når oplysningerne er indhentet hos databehandleren. Det er derfor særligt vigtigt, at den dataansvarlige hurtigt reagerer på indsigtsanmodninger, så det sikres, at oplysningerne kan indhentes inden for den absolutte frist.

Hvis der anmodes om indsigt i oplysninger, der løbende ajourføres, og hvor udtræk sker i forbindelse med sådanne ajourføringer, vil det normalt vil være i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 3, at udtrække oplysningerne i forbindelse med den førstkommende ajourføring af de behandlede oplysninger, hvis ajourføringen sker månedligt eller med kortere mellemrum. Hvis behandlingerne derimod ikke sker månedligt eller med kortere mellemrum, vil en længere svarfrist end en måned kun efter omstændighederne være acceptabel i en overgangsperiode, indtil systemet bliver indrettet til en hyppigere ajourføring.

Den dataansvarlige har mulighed for (men ikke pligt til) at besvare indsigtsanmodninger løbende. Denne løsning vil med fordel kunne benyttes af kommuner, hvor flere kontorer og forvaltninger skal behandle oplysninger om en person.

3. Brevskabelon

Du kan anvende denne skabelon, hvis du ønsker at forlænge fristen for besvarelse af en indsigtsanmodning.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en indsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du har den [dato] anmodet om indsigt i de personoplysninger, [den dataansvarlige] behandler om dig.

[Den dataansvarlige] vil besvare din henvendelse hurtigst muligt.

[Den dataansvarlige] skal som udgangspunkt besvare din anmodning senest en måned efter modtagelsen heraf. [Den dataansvarlige] har imidlertid brug for længere tid til at besvare din henvendelse. Det skyldes, at [vælg/kombiner]

[Den dataansvarlige] har registreret en række oplysninger om dig, som tager tid at fremfinde og gennemgå.

din anmodning rejser en række juridiske spørgsmål af [mere/ganske] kompliceret karakter vedrørende anvendelsen af databeskyttelseslovens § [X] [eller angivelse af et overordnet tema], som kræver nærmere undersøgelse.