Aktindsigt trin for trin

Håndtering af aktindsigt

Kalendersager

Retten til aktindsigt omfatter ikke kalendere, jf. offentlighedslovens § 22. Du kan give afslag på aktindsigt efter bestemmelsen, hvis følgende to betingelser er opfyldt:

  1. Der er tale om en kalender i bestemmelsens forstand.
  2. Kalenderen føres af en person, der er ansat ved en enhed omfattet af loven.

Offentlighedslovens § 22 har følgende ordlyd:

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
§ 22

Retten til aktindsigt omfatter ikke sager om førelse af en kalender. Kalender En manuel eller elektronisk oversigt over en persons aktiviteter (møder, rejser og andre arrangementer).                                                                                              

Ombudsmandens udtalelser

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hvad er en kalender?

Ved en kalender forstås en oversigt over en persons aktiviteter (møder, rejser og andre arrangementer). Det er uden betydning, om kalenderen føres elektronisk eller manuelt (papirbaseret). Det er også uden betydning, hvorvidt der er tale om et samlet dokument, der indeholder oplysninger om personens aktiviteter, eller om der er tale om flere dokumenter, der samlet udgør kalenderen.

Offentlighedsloven omfatter kun kalendere, som føres som led i tjenesten. En rent privat kalender er derimod ikke omfattet af offentlighedslovens anvendelsesområde, og der kan derfor aldrig gives aktindsigt i sådanne kalendere.

Undtagelsen omfatter kun selve kalenderen, og eventuelle bilag vil derfor ikke kunne undtages.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

2. Hvilke persongruppers kalendere er undtaget fra aktindsigt?

Alle kalendere, der føres ved de enheder, som er omfattet af loven, er undtaget fra aktindsigt. Det vil eksempelvis sige, at både ministres og borgmestres kalendere er omfattet af undtagelsesbestemmelsen, men også kalendere, som føres af eksempelvis en formand for et udvalg med delt administrativ ledelse, er omfattet. Desuden er alle ansattes kalendere omfattet af undtagelsesbestemmelsen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

3. Meroffentlighed

Du skal være opmærksom på, at reglen om meroffentlighed ikke gælder for kalendersager, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 2. Det skyldes, at formålet med bestemmelsen i offentlighedslovens § 22 er at sikre, at de af bestemmelsen omfattede kalendere i det hele undtages fra retten til aktindsigt efter offentlighedsloven. Du er derfor ikke forpligtet til at overveje, om der skal gives aktindsigt efter reglerne om meroffentlighed. Offentlighedsloven er dog en minimumslov og du er derfor ikke forhindret i at give aktindsigt i en kalender, hvis det ikke strider imod øvrig lovgivning, herunder tavshedspligtreglerne og persondatalovgivningen.

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

4. Forvaltningslovens regler om kalendersager

Der findes ikke en tilsvarende regel, som generelt undtager kalendersager fra partsaktindsigt efter forvaltningsloven. 

Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser

5. Brevskabelon til kalendersager

Du kan bruge denne skabelon, hvis du modtager en anmodning om aktindsigt i en kalender.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon
Få adgang og se afgørelser Læs ombudsmandens udtalelser
Del Aktindsigtshåndbogen
Tilmeld dig Aktindsigtshåndbogens nyhedsbrev
Tilmeld