Et dokument, der ellers er et internt arbejdsdokument, jf. 1985-offentlighedslovens § 7, er som udgangspunkt undergivet aktindsigt, hvis dokumentet foreligger i endelig form. Et dokument, der fortsat er i udkast eller anden lignende foreløbig form, er således ikke omfattet af bestemmelsen.

Dokumentet skal være udarbejdet som et selvstændigt dokument. Det betyder, at eksempelvis oplysninger om en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, der er indeholdt som en del af et almindeligt internt dokument, ikke er omfattet af 1985-offentlighedslovens § 8.

Beslutningsdokumenter - § 8, nr. 1

Dokumenter, som kun gengiver indholdet af en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, er undergivet aktindsigt. Omfattet er dokumenter, der først er udarbejdet efter, at den pågældende myndigheds beslutningsproces er afsluttet, og som har til formål at tjene som bevis for eller på lignende måde autoritativt fastslå indholdet af en beslutning vedrørende en sags afgørelse.

Et eksempel herpå er en beslutningsprotokol, der netop fastslår indholdet af en beslutning. I modsætning hertil er f.eks. forhandlings- og voteringsprotokoller ikke omfattet af bestemmelsen.

§ 6-notater - § 8, nr. 2

Hvis de oplysninger, der er pligt til at notere efter notatpligten i enten 1985-offentlighedslovens § 6 eller 2013-offentlighedslovens § 13, er nedskrevet i et særskilt dokument, er dokumentet omfattet af bestemmelsen i § 8, nr. 2. Det kan eksempelvis være telefonnotater og lignende.

Undersøgelsesrapporter mv. - § 8, nr. 3

Denne bestemmelse omfatter forskelligt rapportmateriale, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig klarhed mv., for så vidt angår en sags faktiske omstændigheder. Fra praksis kan henvises til FOB 2010 18-3.

Sådant rapportmateriale kan eksempelvis være afhøringsrapporter, døgnrapporter, analyserapporter, besigtigelsesrapporter og inspektionsrapporter. Skemaer og blanketter, som gengiver det faktiske resultat af en myndigheds udspørgen af en privat person, er også omfattet af bestemmelsen.

Interne cirkulærer - § 8, nr. 4

Der vil efter bestemmelsen være ret til aktindsigt i såkaldte skuffecirkulærer, som indeholder en myndigheds egne interne retningslinjer. Det er dog et krav, at retningslinjerne er bindende.

Et eksempel på bindende retningslinjer er universiteternes rettevejledninger. Rettevejledninger kan imidlertid undtages efter 1985-offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6 (generalklausulen), dog kun indtil eksamen er afholdt, hvorefter der skal meddeles aktindsigt. Se hertil FOB 1995.331.

Du skal være opmærksom på, at der efter 2013-offentlighedslovens § 26, nr. 5, er ret til aktindsigt i interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder. Der findes ikke i 1985-offentlighedsloven en tilsvarende bestemmelse. 2013-offentlighedsloven giver således på dette punkt en videre adgang til aktindsigt, end hvad der følger af miljøoplysningsloven. Som følge af princippet om, at afgørelser om aktindsigt skal afgøres efter det for den aktindsigtssøgende materielt mest gunstige retsgrundlag, skal der også meddeles aktindsigt efter 2013-offentlighedslovens § 26, nr. 5, da det ikke har været formålet med miljøoplysningsloven at indskrænke retten til aktindsigt efter andre regler, jf. Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, side 89. Hvis du vil læse mere om 2013-offentlighedsloven, så  tryk her.

Indholdet af 1985-forvaltningslovens § 13 svarer til indholdet af 1985-offentlighedslovens § 8. Den eneste forskel er, at 1985-forvaltningslovens § 13 ikke indeholder regler svarende til offentlighedslovens § 8, nr. 4 (interne cirkulærer). Årsagen til, at forvaltningsloven ikke indeholder en bestemmelse svarende til 1985-offentlighedslovens § 8, nr. 4, er, at der ikke vil være parter i sager om udarbejdelse af interne retningslinjer. Der er således ikke behov for en sådan undtagelsesbestemmelse i forvaltningsloven.

Gennemse vores resuméer af relevant praksis fra ombudsmanden her.