Interne dokumenter (§ 23, stk. 1)

Interne dokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Dokumenterne er inddelt i tre kategorier:

De "traditionelle" interne dokumenter (§ 23, stk. 1, nr. 1), jf. pkt. 1 nedenfor
Interne ministerbetjeningsdokumenter (§ 24, jf. § 23, stk. 1, nr. 2), jf. pkt. 2 nedenfor
Visse interne dokumenter, der udveksles mellem KL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne (§ 25, jf. § 23, stk. 1, nr. 3), jf. pkt. 3 nedenfor

Du skal være opmærksom på sammenhængen med bestemmelsen i lovens § 23, stk. 2, hvorefter dokumenter omfattet af stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde. Det er således ikke i alle tilfælde, hvor et internt dokument afgives til udenforstående, at det mister sin interne karakter.

Du skal også være opmærksom på, at der efter lovens § 26 er adgang til aktindsigt i en række interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Det gælder således beslutningsdokumenter, § 13-notater (notatpligten), undersøgelsesrapporter mv., interne cirkulærer og praksisoversigter.

Du skal desuden være opmærksom på offentlighedslovens §§ 28 og 29, hvorefter der som udgangspunkt er pligt til at ekstrahere faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger.

Offentlighedslovens § 23, stk. 1, om interne dokumenter, har følgende ordlyd:

§ 23

Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Interne dokumenter Ethvert dokument, som er udarbejdet af en forvaltningsmyndighed, og som ikke afgives til udenforstående. Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt og meget bredt. Det omfatter ikke blot skrift på papir og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder, kort, rids m.v.), men også materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelse m.v. Der henvises nærmere til tekstforklaringen til § 7, stk. 1. Som interne dokumenter anses

1) dokumenter, der ikke er afgivet Afgivet Herved forstås, at dokumentet er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, dvs. at den udenforstående kan komme i egentlig fysisk besiddelse af dokumentet. Læs ombudsmandens udtalelser til udenforstående, Udenforstående Herved forstås en privat fysisk eller juridisk person eller en offentlig myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet. Læs ombudsmandens udtalelser

2) dokumenter, der efter § 24, stk. 1, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, og

3) dokumenter, der efter § 25 udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer.

[...]

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. De ”traditionelle” interne dokumenter

Bestemmelsen i offentlighedsloven § 23, stk. 1, nr. 1 indebærer - i sammenhæng med bestemmelsen i § 23, stk. 2 - at ethvert dokument, som er udarbejdet af en forvaltningsmyndighed, og som ikke afgives til udenforstående, betragtes som et internt dokument.

Det er ikke en betingelse for at undtage et dokument efter bestemmelsen i nr. 1, at dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter, eller at dokumentet tilsigter at tjene som grundlag for forvaltningsmyndighedens interne beslutningsproces. I det omfang et dokument imidlertid ikke indeholder sådanne foreløbige overvejelser eller tilsigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces, er der særlig grund til for myndigheden at overveje, om dokumentet kan udleveres efter reglen om meroffentlighed i offentlighedslovens § 14, stk. 1.

Eksempler på typiske interne dokumenter er:

udkast til afgørelser og andre breve,
intern e-mailkorrespondance,
forelæggelsessider til ministeren,
talepapirer til brug for ministre ved møder,
interne notitser vedrørende f.eks. forslag til ny lovgivning og
udtalelser fra ét kontor til et andet kontor inden for samme myndighed.

Praksis om undtagelse af interne dokumenter er righoldig. Der kan f.eks. henvises til ombudsmandens udtalelser om interne dokumenter om samarbejde, interne juridiske dokumenter, interne e-mails, internt telefonnotat og FOB 2006.468.

Et dokument, der afgives til udenforstående, vil som udgangspunkt miste sin interne karakter. Det kan lidt forsimplet siges, at et dokument "afgives", hvis det gøres fysisk tilgængeligt for en udenforstående. En "udenforstående" er i denne sammenhæng en privat fysisk eller juridisk person eller en offentlig myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet. Fra praksis kan der i vurderingen af "afgives" til en "udenforstående" henvises til ombudsmandens udtalelse om en kommunal selvstyrehavn. Du kan læse mere om bl.a. begreberne ”afgives” og ”udenforstående” i afsnittet om offentlighedslovens § 23, stk. 2.

2. Interne ministerbetjeningsdokumenter

Et dokument, der efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, skal også undtages fra aktindsigt som et internt dokument.

Du kan læse mere om bl.a. hvilken type dokumenter, der kan være tale om, i afsnittet om § 24.

3. Visse interne dokumenter, der udveksles mellem KL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne

Et dokument, der efter § 25 udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer, skal også undtages fra aktindsigt som et internt dokument.

Du kan læse mere om bl.a. hvilken type dokumenter, der kan være tale om, i afsnittet om § 25.

4. Forvaltningslovens regler om interne dokumenter

Efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt efter forvaltningsloven ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående. Bestemmelsen svarer således til indholdet af offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1, og der henvises derfor til ovenstående.

Forvaltningslovens § 12, stk. 1, blev indsat som følge af revisionen af offentlighedsloven i 2013, således at der var en ensartet afgrænsning med hensyn til undtagelse af interne arbejdsdokumenter fra aktindsigt. Fra praksis kan f.eks. henvises til ombudsmandens udtalelser om CPR-registret, Arbejdsskadestyrelsen og Den Sociale Ankestyrelse.

Ombudsmandens udtalelser

5. Brevskabelon til interne dokumenter

Du kan bruge denne skabelon, hvis der er søgt om aktindsigt i interne dokumenter.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon