En anmodning om indsigt efter databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, kan begrænses, i det omfang oplysningerne kan undtages efter reglen i offentlighedslovens § 21, stk. 2-5.  

Det følger af databeskyttelseslovens § 22, stk. 3, at oplysninger, der behandles for den offentlige forvaltning som led i administrativ sagsbehandling, kan undtages fra retten til indsigt efter databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, i samme omfang som efter reglerne i bl.a. § 21, stk. 2-5, i offentlighedsloven.

Bestemmelsen sikrer, at forvaltningsmyndigheders behandling af oplysninger kan undtages fra den registreredes ret til indsigt i samme udstrækning som efter offentlighedslovens regler om egenacces, jf. offentlighedslovens § 8. Bestemmelsen kan også anvendes af myndigheder, som ikke er undergivet offentlighedsloven, når disse myndigheder udfører administrativ sagsbehandling.

Af offentlighedslovens § 21, stk. 2-5, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 1, følger det, at sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold kan undtages fra retten til indsigt. Dog gælder der fortsat en ret til egenacces i sådanne sager, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 2, jf. § 8.

Du skal derfor være opmærksom på, at reglen i offentlighedslovens § 8 om egenacces indebærer, at en ansat kan få aktindsigt i sin egen personalesag. Det gælder også for de eventuelle notater, der måtte være skrevet og lagt på en sag i henhold til reglen om notatpligt i lovens § 13.

Du skal også være opmærksom på, at en person som udgangspunkt efter offentlighedslovens § 21, stk. 2, også har ret til indsigt i oplysninger om sig selv, der fremgår af en andens personalesag. Det indebærer, at indsigtsretten efter databeskyttelsesforordningen ikke kan begrænses med henvisning til offentlighedslovens § 21, stk. 2, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 3. Det har ombudsmanden udtalt i FOB 2023-37.

Det behov for fortrolighed, der kan være i personalesager, kan dog også være beskyttet i databeskyttelsesloven og offentlighedslovens øvrige undtagelsesbestemmelser. Det kan f.eks. være offentlighedslovens § 23, stk. 1, om interne arbejdsdokumenter eller offentlighedslovens § 33, nr. 5 (den såkaldte generalklausul).