Sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste er undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 1.
Bestemmelsen omfatter alle former for ansættelser i den offentlige forvaltning, herunder overenskomstansatte og tjenestemænd. Det gælder også midlertidig ansættelse eller deltidsansættelse. Bestemmelsen omfatter eksempelvis også sager om udpegning af medlemmer til offentlige udvalg eller en kommission. Udtrykket "ansættelse" skal således fortolkes bredt. Udtrykket omfatter dog ikke forflyttelse af medarbejdere, jf. FOB 1998-431.
I FOB 2006-514 fandt ombudsmanden, at Udenrigsministeriet havde været berettiget til at afslå aktindsigt i oplysninger om, hvilke personer der havde søgt om at blive eksportforberedelseskonsulent for Danmarks Eksportråd. Efter ombudsmandens vurdering burde afvisningen dog være sket med henvisning til, at der var tale om en ansættelse i det offentlige tjeneste, hvorfor de ønskede oplysninger var undtaget i medfør af den dagældende offentlighedslovs § 2, stk. 2, 1. pkt.
For at kunne anvende undtagelsesbestemmelsen er det et krav, at ansættelse eller forfremmelse sker i det offentliges tjeneste, og at der ved ansættelsen etableres et tjenesteforhold mellem den ansatte og forvaltningsmyndigheden. Offentlighedslovens § 21 omfatter alle former for ansættelse i den offentlige forvaltning. Det vil sige både overenskomstansatte og tjenestemænd.
Bestemmelsen omfatter derimod ikke personer, der er offentligt valgt, eller personer, der som selvstændige i entreprise eller tilsvarende kontraktform udfører en opgave for en myndighed, fx vognmænd og konsulenter. Der etableres heller ikke et tjenesteforhold ved uddeling af offentlige bevillinger, jf. FOB 1998-409.
Når undtagelsesbestemmelsen i lovens § 21, stk. 1, finder anvendelse, betyder det, at samtlige dokumenter og oplysninger i sagen om ansættelse eller forfremmelse er undtaget fra aktindsigt (uanset det nærmere indhold af disse dokumenter og oplysninger). I det omfang ansættelses- eller forfremmelsessagens dokumenter udlånes til brug ved behandlingen af en sag, der ikke i sig selv er omfattet af undtagelsesbestemmelsen, vil de pågældende dokumenter i denne sag være omfattet af lovens almindelige regler om aktindsigt.
Undtagelsesbestemmelsen i lovens § 21, stk. 1, gælder kun for de dokumenter, der vedrører ansættelses- eller forfremmelsessagen. For de personer, der faktisk bliver ansat eller forfremmet, vil der også være dokumenter om det løbende ansættelsesforhold (suspension, afskedigelse, barselsorlov, ferie mv.), men disse dokumenter, der således indgår i de konkrete personalesager, er ikke omfattet af undtagelsesbestemmelsen, men oplysningerne heri kan delvis undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 2 (sammenholdt med stk. 3 og 4).