Myndigheder, privatpersoner eller virksomheder

Det kan være relevant at høre både myndigheder, privatpersoner eller virksomheder. Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i dataudtræk. En høring skal ske, før afgørelsen om aktindsigt træffes.

Hvis du f.eks. er i tvivl om, hvorvidt en begæring om aktindsigt skal afslås efter § 30, stk. 1, nr. 2, om undtagelse af oplysninger om forretningshemmeligheder, skal du indhente en udtalelse fra den, som oplysningen vedrører - typisk en virksomhed. Høringssvaret bruger du til at belyse risikoen for, at aktindsigten vil påføre virksomheden skade.

En høring af en myndighed kan også være relevant i tilfælde, hvor dokumenterne er udlånt fra den pågældende myndighed, eller hvor dokumenterne vedrører forhold, som kræver en speciel faglig ekspertise. F.eks. skal du indhente en udtalelse fra Udenrigsministeriet, hvis du er tvivl om, hvorvidt rigets udenrigspolitiske interesser kan være til hinder for aktindsigt.

EU-institutioner, internationale organisationer og fremmede lande

En myndighed, der er i besiddelse af oplysninger eller dokumenter, der hidrører fra en EU-institution, skal rådføre sig med EU-institutionen om retten til aktindsigt, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, jf. artikel 5 i forordning nr. 1049/2001 (aktindsigtsforordningen).

Det kan eksempelvis være indlysende, at et dokument ikke skal udleveres, hvis den pågældende EU-institution har udtalt sig imod udlevering, eller hvis forordning nr. 1049/2001 som sådan fører til, at dokumentet ikke kan udleveres. I tilfælde af, at et dokument er omfattet af en intern tavshedspligtsforskrift i EU, vil det ligeledes være indlysende, at dokumentet ikke skal udleveres. Danske myndigheder må i almindelighed kunne gå ud fra, at når et dokument er omfattet af en tavshedspligtsforskrift i EU, så er det af hensyn til landets forhold til EU nødvendigt at undtage dokumentet fra aktindsigt i Danmark. Myndigheden bør dog rådføre sig med den pågældende EU-institution, hvis myndigheden er i tvivl om, hvorvidt en oplysning eller et dokument (fortsat) er fortroligt. Det kan f.eks. være relevant ved dokumenter, der hidrører fra ældre, herunder afsluttede, sager.

Udenrigsministeriet kan være behjælpelig med at etablere kontakt til den relevante EU-institution. EU-institutionens svar på en henvendelse om fortrolighed respekteres som udgangspunkt altid. Det er muligt at finde yderligere information om aktindsigt i EU-dokumenter på Udenrigsministeriets hjemmeside.

En myndighed, der er i besiddelse af oplysninger eller dokumenter, der hidrører fra en international organisation eller fra et fremmed land bør som udgangspunkt indhente en udtalelse fra vedkommende internationale organisation eller fremmede land med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt oplysningerne kan udleveres. Dette gælder dog ikke, hvis det er åbenbart, at oplysninger kan udleveres eller kan nægtes udleveret. Retten til aktindsigt kan begrænses i medfør af OFL § 32, stk. 1, men det forudsætter bl.a., at oplysningerne, som aktindsigten vedrører, ikke er gjort offentligt tilgængelige af den pågældende internationale organisation eller det pågældende fremmede land, eller at oplysningerne i øvrigt ikke er tilgængelige hos organisationen eller det andet land ved brug af almindelige regler om aktindsigt. Dette kan afklares ved at rette henvendelse til den pågældende organisation eller det pågældende land. Også i disse tilfælde kan Udenrigsministeriet være behjælpelig med at etablere kontakt til organisationen eller det fremmede lands myndigheder.

Du skal som hovedregel ikke underrette eller i øvrigt inddrage den, oplysningerne angår, når din myndighed modtager en begæring om aktindsigt, eller når der er truffet afgørelse om aktindsigt.

Som undtagelser gælder særlige tilfælde, hvor du skal inddrage den pågældende i forbindelse med behandlingen af aktindsigtssagen. Det gælder f.eks. underretningspligten i offentlighedslovens § 41, hvorefter myndigheden ved aktindsigt i personalesager skal underrette den ansatte herom med angivelse af, hvem der har bedt om aktindsigt. Når myndigheden har truffet afgørelse, skal den ansatte også underrettes om, hvilke oplysninger i sagen der er udleveret.

Høringen skal foregå skriftligt, og du skal huske at oplyse en høringsfrist, der skal være passende alt afhængig af, hvor omfattende materialet er. Du skal være opmærksom på, at du skal fastsætte en kort høringsfrist, der tager behørigt hensyn til, at aktindsigtsanmodningen skal færdigbehandles snarest og som udgangspunkt inden for 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2. I høringssager vil det dog ofte ikke være muligt at færdigbehandle aktindsigtssagen inden for fristen på 7 dage.

Rent praktisk vil det ofte være en god idé at vedlægge materialet, der er anmodet om aktindsigt i, og bede den pågældende, der høres, om at markere med en gennemsigtig tusch, hvilke oplysninger i dokumenterne der ønskes undtaget. Det er også vigtigt, at du beder den pågældende om så konkret som muligt at begrunde, hvorfor de pågældende oplysninger ønskes undtaget.

Du bør samtidig underrette den aktindsigtssøgende om, at du har gennemført en høring og om høringsfristen.

En persons eller virksomheds udtalelse er ikke bindende for myndigheden, men vil kunne indgå som et moment i myndighedens konkrete vurdering af, om der skal gives afslag på aktindsigt.

En hørt myndigheds udtalelse i sagen er som udgangspunkt heller ikke bindende for den hørende myndighed. Det er dog klart, at den hørte myndigheds vurdering må tillægges stor vægt i tilfælde, hvor den hørte myndighed besidder en særlig faglig indsigt.

I tilfælde hvor f.eks. en virksomhed i sit høringssvar ønsker at undtage flere oplysninger fra aktindsigt, end hvad du mener, er lovligt, er du som udgangspunkt ikke forpligtet til at høre den pågældende virksomhed igen.

Den person eller virksomhed, som er blevet hørt, bør samtidig med den aktindsigtssøgende have tilsendt en kopi af afgørelsen om aktindsigt. Det samme gælder hørte myndigheder.

Hvis en parts aktindsigtsanmodning i en afgørelsessag vedrører dokumenter fra andre forvaltningsmyndigheder eller fra virksomheder mv., kan der være anledning til at høre de pågældende, om der efter deres opfattelse er noget til hinder for at udlevere dokumenterne som led i aktindsigt. Du kan anvende den samme fremgangsmåde som beskrevet ovenfor.

Du kan bruge denne skabelon, når der er bedt om aktindsigt i f.eks. en virksomheds forretningsmæssige oplysninger, og du er i tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du kan bruge denne skabelon, når dokumenter stammer fra en anden myndighed, og hvor du er i tvivl om, hvorvidt der bør meddeles aktindsigt.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Ombudsmanden har i flere sager taget stilling til spørgsmålet om høring.