Retten til aktindsigt tilkommer enhver, herunder juridiske personer (selskaber, organisationer m.v.) og fysiske personer uden hensyntagen til f.eks. statsborgerskab, bopæl og som udgangspunkt også alder og mental tilstand.

For så vidt angår børn under 15 år vil spørgsmålet om, hvorvidt barnet kan benytte offentlighedsloven, afhænge af, om barnet har den fornødne modenhed til at forstå, hvad aktindsigt i de pågældende dokumenter indebærer. Det vil i langt de fleste tilfælde være helt uproblematisk at give aktindsigt til et barn, der er mellem 12 og 15 år, da det i almindelighed må antages at kunne forstå, hvad aktindsigten indebærer. Kun i helt særlige tilfælde bør unge mellem 15 og 18 år nægtes adgang til at benytte offentlighedsloven med henvisning til den pågældendes alder. For så vidt angår mindreårige bemærkes det, at hvis den, der har forældremyndigheden – inden begæringen er efterkommet – henvender sig til myndigheden og modsætter sig, at den mindreårige får adgang til at gøre sig bekendt med sagens dokumenter, vil myndigheden dog normalt være afskåret fra at give barnet eller den unge aktindsigt.

Når en forvaltningsmyndighed anmoder om dokumenter mv. fra en anden forvaltningsmyndighed, er det ikke reglerne om aktindsigt, der finder anvendelse, men derimod databeskyttelsesforordningen og -lovens samt forvaltningslovens regler om videregivelse af oplysninger.

Retten til aktindsigt omfatter både igangværende og afgjorte sager. Adgangen til aktindsigt opstår fra det øjeblik, myndigheden har modtaget eller oprettet dokumentet. Det er uden betydning, om dokumentet er foreløbigt, foreligger i udkastform, om det er journaliseret, eller om dokumentet er lagt på den pågældende sag. Det er også uden betydning, hvordan dokumentet er modtaget, herunder om det er sket pr. almindelig post eller e-mail. Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i datamateriale. 

Et dokument, som myndigheden alene har adgang til via en ekstern database, kan ikke anses for indgået til eller oprettet af myndigheden, medmindre det er tilgået en sag hos myndigheden. Fra praksis kan nævnes ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i mailboks. 

Myndigheden har ikke pligt til af egen drift at give aktindsigt i dokumenter, som er indgået til eller oprettet af myndigheden mellem tidspunktet for fremsættelse af aktindsigtsanmodningen og afgørelsen om aktindsigt. Myndigheden bør dog efter omstændighederne overveje, om der skal meddelelses meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i personalesagsoplysninger.

Kravet om, at dokumentet er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed, indebærer, at en borger som udgangspunkt ikke har krav på hele tiden at blive holdt orienteret om tilgang af nye dokumenter til sagen (kaldet løbende aktindsigt). En borger har heller ikke krav på, at en myndighed tilvejebringer eller udarbejder dokumenter, der ikke allerede foreligger i sagen eller som lovligt er destrueret. Som undtagelse gælder offentlighedslovens § 11 om ret til dataudtræk.

I de tilfælde, hvor en offentlig ansat på eller fra arbejdspladsen henholdsvis modtager eller afsender rent private dokumenter, som er helt uden forbindelse med den pågældende myndigheds sager eller sagsbehandling, vil brevene ikke være undergivet aktindsigt. Tilsvarende gælder, hvor en ansat i øvrigt modtager eller afsender dokumenter i anden egenskab end ansat i den pågældende myndighed f.eks. som medlem af en ministeriel arbejdsgruppe.

Dokumenter, der på grund af deres indhold er myndighedens løbende administrative virksomhed helt uvedkommende, er ikke omfattet af retten til aktindsigt. Se FOB 2020-41 om afslag på aktindsigt i en korrespondance mellem særlige rådgivere i en række ministerier, der vedrørte ”rent partimæssige forhold” og derfor ikke havde været undergivet administrativ sagsbehandling i ministeriet, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 1.

Offentligt ansattes private korrespondance er undtaget reglerne om aktindsigt i Offentlighedslovens § 7. Se FOB 2020-39, hvor ombudsmanden ikke havde tilstrækkeligt grundlag for at kritisere Statsministeriets afgørelse om at afslå en aktindsigtsanmodning i beskeder mellem Statsministeriets særlige rådgiver og stabschef og en politisk kommentator, da beskederne efter en konkret vurdering havde karakter af ”privat meningsudveksling”.

Dokumenter, der blot modtages til opbevaring eller kun undergives en rent teknisk eller lignende bearbejdning (f.eks. stempling eller registrering), er ikke omfattet af retten til aktindsigt. Det samme gælder dokumenter, der er sendt til en myndighed ved en åbenbar fejltagelse, når disse ikke indgår som element i myndighedens afgørelsesgrundlag. Undervisningsmateriale, kort, bøger og brochurer er undtaget fra aktindsigt, medmindre materialet undtagelsesvis indgår som dokument i en konkret sag.

Hvis et dokument er journaliseret eller lagt på sagen, er dette normalt et indicium for, at dokumentet er indgået som led i administrativ sagsbehandling.

Vær opmærksom på, at begrebet "dokumenter" er meget bredt og ikke blot omfatter skrift på papir, mails, sms-beskeder og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder, kort, rids m.v.), men også materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelser m.v.

Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt. Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller i nye former, er derfor omfattet af dokumentbegrebet, i det omfang, materialet kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter og aktstykker.

Som eksempler på tilfælde, hvor der ikke er tale om dokumenter i lovens forstand, kan nævnes formløse noteringer, som en offentligt ansat nedfælder på f.eks. gule ”post-it”-etiketter og lignende løse lapper – f.eks. under en sags behandling, under en telefonsamtale eller under et møde. Der er derfor ikke aktindsigt heri.

Navnlig for så vidt angår sms-beskeder skal du være opmærksom på, at sms-beskeder i praksis efter deres karakter ofte vil være så formløse, at de i almindelighed ikke vil være at anse som dokumenter omfattet af loven. I andre tilfælde må sms-beskeder efter en konkret vurdering anses for dokumenter i lovens forstand. Det er f.eks. tilfældet, hvis den enkelte sms-besked indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske grundlag, hvis der i forhold til den enkelte sms-besked gælder en notatpligt, eller hvis en afgørelse helt undtagelsesvis meddeles i form af en sms-besked. Fra praksis kan henvises til ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i SMS-korrespondance.

Du skal også være opmærksom på, om sms-beskederne har karakter af privat korrespondance. Se FOB 2020-39, hvor ombudsmanden ikke havde tilstrækkeligt grundlag for at kritisere Statsministeriets afgørelse om at afslå en aktindsigtsanmodning i beskeder mellem Statsministeriets særlige rådgiver og stabschef og en politisk kommentator, da beskederne efter en konkret vurdering havde karakter af ”privat meningsudveksling

Ved vurderingen af, om dokumenter vedrører det emne, som der er søgt om aktindsigt i, er det ikke afgørende, om dokumenterne er journaliseret på kun en enkelt sag. Det er derimod afgørende, om dokumenterne vedrører det emne, som der søges om aktindsigt i.

Om der er tale om én eller flere sager beror på en konkret vurdering af, om der på baggrund af indholdet af de dokumenter, der indgår i en og samme sag, kan afgrænses og udskilles selvstændige og adskilte spørgsmål eller temaer, der i sit indhold er væsensforskellige. Er det tilfældet, vil der være tale om to (eller flere) sager, uanset om dokumenterne er journaliseret på og opbevaret i en og samme sag.

Hvis f.eks. en person beder om aktindsigt i en sag, der via krydsreferencer henviser til andre sagers journalnumre, er disse øvrige sager ikke nødvendigvis omfattet af aktindsigtsanmodningen.

Dokumenter, der er udlånt fra andre myndigheders sager, indgår som dokumenter i den sag, hvortil de er udlånt. Er dokumenterne efterfølgende returneret til den ”udlånende” myndighed, er den myndighed, der meddeler aktindsigten, forpligtet til at sørge for, at også sådanne dokumenter stilles til rådighed i forbindelse med aktindsigtens gennemførelse (rekonstruktion af sagen). Dvs. at du i en sådan situation skal bede den udlånende myndighed, der nu har akterne, om at sende dem til dig.

Dokumenter, der er sendt til en myndighed ved en åbenbar fejltagelse, er ikke omfattet af retten til aktindsigt, hvis disse ikke indgår i myndighedens afgørelsesgrundlag.

Foruden dokumenter omfatter retten til aktindsigt som hovedregel indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (aktlisten), jf. offentlighedslovens § 7, stk. 2, nr. 2. Det gælder uanset, om journalen m.v. føres manuelt eller elektronisk.

Aktindsigt i aktlisten skal ske samtidig med, at der gives aktindsigt i sagens øvrige dokumenter. Det gælder, uanset om du har givet helt eller delvis afslag eller fuldt medhold.

Der gælder tre undtagelser til hovedreglen. For det første hvis den pågældende aktliste indeholder oplysninger, der i sig selv er omfattet af de bestemmelser i loven, der undtager oplysninger fra retten til aktindsigt (offentlighedslovens §§ 30-35). For det andet hvis oplysningerne er omfattet af særlovgivningens undtagelsesbestemmelser. For det tredje hvis aktindsigtsanmodningen angår en sag, f.eks. en straffesag, der som sådan er undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 19, stk. 1.

Vær i øvrigt opmærksom på, at du kan give afslag på anmodninger om aktindsigt i hele journalen, jf. offentlighedslovens § 10, stk. 1. Derimod vil der ikke være hjemmel til at afslå aktindsigt i myndighedens journalplan, hvorved forstås en oversigt over myndighedens sagsområde opdelt i sagsgrupper med et dertil knyttet nummereringssystem.

Retten til aktindsigt efter forvaltningsloven gælder kun for parter i afgørelsessager. Parters adgang til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører den pågældende afgørelsessag. Sags- og dokumentbegrebet i forvaltningslovens § 9 afgrænses på samme måde som i offentlighedslovens § 7. En part har efter forvaltningsloven som udgangspunkt ret til løbende aktindsigt i afgørelsessagens dokumenter, hvis der anmodes herom.

Ombudsmanden har i flere udtalelser behandlet forståelsen af offentlighedslovens § 7.