Hvis du modtager en anmodning om indsigt, der enten er uklar eller omfatter store mængder af oplysninger, der vil kræve betydelige ressourcer at finde frem, kan det være hensigtsmæssigt at gå i dialog med den registrerede.

Dialogen kan f.eks. bruges til at afdække anmodningens omfang, herunder om anmodningen reelt omfatter mindre end det oprindeligt forlydende. Det kan f.eks. være, at formålet med den registreredes anmodning reelt er at få indsigt i nogle helt bestemte oplysninger.

Dialog med den registrerede kan også være hensigtsmæssig, hvis vedkommende kan hjælpe dig med at finde frem til, hvilke oplysninger du har om den pågældende. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis der anmodes om indsigt i lydfiler eller tv-overvågningsoptagelser, idet den registrerede kan hjælpe med f.eks. tid, sted og eventuelt et billede af den pågældende.

Dialog med den registrerede kan efter omstændighederne lette din sagsbehandling og forkorte sagsbehandlingstiden til fordel for den registrerede. Du må dog ikke afvise en anmodning om indsigt af den årsag, at en registeret ikke ønsker eller ikke kan præcisere sin anmodning. Her er du, i det omfang det er muligt, nødsaget til give indsigt i alle de oplysninger, du behandler om den registrerede.

Retten til at anmode en registeret om at præcisere sin anmodning, herunder til at bistå med at kvalificere, hvilke oplysninger du behandler om denne, fremgår blandt andet af Datatilsynets vejledning om de registerets rettigheder af juli 2018. Retten er desuden fremhævet flere gange i Datatilsynets praksis, herunder i Datatilsynets afgørelse af 18. november 2019, j.nr. 2019-32-0670, hvor Datatilsynet blandt andet udtalte: ”Hvis en dataansvarlig er i tvivl om omfanget af en indsigtsanmodning, eller hvis der foreligger en betydelig mængde oplysninger, vil den dataansvarlige være berettiget til at anmode den person, som ønsker at få indsigt, om at fremkomme med yderligere oplysninger. Hvis en person f.eks. anmoder om indsigt i tv-overvågningsoptagelser, kan sådanne yderligere oplysninger bl.a. være tid, sted og eventuelt et billede af den pågældende, så det er muligt for den dataansvarlige at identificere personen på tv-overvågningsoptagelserne.”

UDDYBENDE BEMÆRKNINGER, PRAKSIS MV.

Af Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder fra juli 2018 fremgår, at dataansvarlige ikke må afvise indsigtsanmodninger, som følge af at den registrerede ikke ønsker at præcisere sin anmodning om indsigt.

Den dataansvarlig må godt bede den registrerede om at præcisere sin indsigtsanmodning, hvis den dataansvarlige har registreret en stor mængde data om personen, der ønsker indsigt. Præcisering vil kunne lette sagsbehandlingen samt forkorte sagsbehandlingstiden til fordel for den registrerede, hvis vedkommende alene ønsker indsigt i nogle bestemte oplysninger. I tilfælde hvor den registrerede ikke ønsker at præcisere sin indsigtsanmodning, skal der gives indsigt i alle de oplysninger, som behandles om den registrerede.

Hvis f.eks. en kommune modtager en indsigtsanmodning, kan der potentielt behandles oplysninger om den registrerede i flere forskellige forvaltninger. I sådanne tilfælde er det en fordel, hvis en bestemt person er tovholder ift. besvarelsen af anmodningen. Personen skal sørge for, at alle kommunens forvaltninger vender tilbage indenfor databeskyttelsesforordningens tidsfrister. Der er intet til hinder for, at den registrerede gives indsigt af flere omgange, efterhånden som der modtages svar fra de forskellige forvaltninger.

I nogle situationer vil det være berettiget at anmode den registrerede om at hjælpe med at finde frem til, hvilke oplysninger vedkommende måtte have om den pågældende. Dette ville være tilfældet, hvis personen anmoder om indsigt i overvågningsoptagelser, hvor oplysninger om tid, sted og eventuelt billede af vedkommende er nødvendigt for at finde oplysningerne. Hvis den registrerede ikke ønsker at hjælpe, skal den dataansvarlige fortsat besvare anmodningen, i det omfang dette kan lade sig gøre.

SKABELON

Hvis du ønsker at få præciseret indsigtsanmodningen, kan du bruge denne skabelon.

Du skal være opmærksom på, at alle breve skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon