Databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 1, indebærer, at afgørelsen gives i en kortfattet, gennemsigtig, letforståelig og lettilgængelig form og i et klart og enkelt sprog. Hvis det er passende, kan der anvendes visualisering. Det vigtigste er, at afgørelsen er let at forstå for modtageren.

Du skal være opmærksom på, om afgørelsen er rettet mod et barn, eftersom børn nyder en særlig beskyttelse. Som følge heraf skal afgørelser rettet mod et barn udformes i et så klart og enkelt sprog, at et barn kan forstå indholdet.

Artikel 12, stk. 1, suppleres af præambelbetragtning nr. 58, der nærmere fastsætter princippet om gennemsigtighed. Heraf fremgår, at ved enhver oplysning, som er rettet til offentligheden eller den registrerede, kan gøres tilgængelig i elektronisk form. Dette er særligt relevant, når det – af hensyn til den anvendte teknologis kompleksitet – er vanskeligt for den registrerede at vide og forstå, om, af hvem og til hvilke formål der indsamles personoplysninger om vedkommende.

Oplysningerne gives skriftligt eller med andre midler, herunder, hvis det er hensigtsmæssigt, elektronisk. Hvis den registrerede har indgivet anmodningen elektronisk, er det mest hensigtsmæssigt at afgørelsen så vidt muligt også gives elektronisk, medmindre den registrerede anmoder om andet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 3. Der kan ved lov være bestemt, at det offentlige er berettiget til at kommunikere elektronisk med borgerne. Afgørelsen kan gives mundtligt, hvis den registrerede anmoder herom, og forudsat at den registreredes identitet godtgøres med andre midler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 1, 2. pkt. Derudover vil det kunne undlades i de situationer, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at meddele oplysningerne elektronisk, da der så vidt muligt er taget højde for, at oplysninger ikke altid kan meddeles elektronisk.

Vær opmærksom på, at afgørelsen kan indeholde fortrolige eller følsomme personoplysninger, som skal sendes sikkert. Sådanne typer af oplysninger må ikke fremsendes med almindelig e-mail eller lignende uden kryptering.

Når en registreret anmoder om indsigt, skal du som følge af princippet om gennemsigtighed oplyse, hvorvidt du behandler oplysninger om vedkommende. Hvis ikke du behandler oplysninger om den registrerede, skal du fortsat meddele den pågældende, at dennes oplysninger ikke behandles. Du kan således ikke undlade at besvare en indsigtsanmodning, selvom du ikke længere behandler, eller aldrig har behandlet personoplysninger om den registrerede.

Ovenstående krav fulgte også af den tidligere persondatalov og blev fremhævet i Datatilsynets afgørelse af 17. juli 2010, j.nr. 2009-219-0304. Datatilsynet udtalte i den konkrete sag, at ”… anmodning om indsigt efter persondataloven skal besvares også i de tilfælde, hvor der ikke behandles oplysninger om den pågældende person”. For offentlige myndigheder følger dette krav ligeledes af de uskrevne grundsætninger om god forvaltningsskik.

Den dataansvarlige må ikke afvise at efterkomme en indsigtsanmodning, medmindre den dataansvarlige påviser, at vedkommende ikke er i stand til at identificere den registrerede i tilfælde, der er omhandlet i artikel 11, stk. 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 2, 2. pkt. Bestemmelsen sigter på den situation, hvor den registrerede har kontaktet den dataansvarlige for at udøve sine rettigheder, men hvor den dataansvarlige på baggrund af denne henvendelse – eller i øvrigt – ikke kan identificere den pågældende. Anmodningen kan ikke længere afvises på baggrund af artikel 12, stk. 2, 2. pkt., hvis den dataansvarlige, f.eks. ved en senere anmodning fra den registrerede, får tilstrækkelige oplysninger til at identifikation er mulig.

Hvis du behandler personoplysninger om den pågældende, skal du give den registrerede en kopi af de personoplysninger, som du behandler om vedkommende. Du skal være opmærksom på, at retten til indsigt som udgangspunkt gælder alle registreringer, herunder e-mails, interne arbejdsdokumenter, optagelser fra tv-overvågning mv., og at der ikke stilles krav om, at den registrerede selv udtrykkeligt beder om indsigt i de forskellige former for registreringer, som du måtte have om den pågældende.

Derudover skal du give en række oplysninger om den kontekst, behandlingen af oplysningerne indgår i, herunder oplysninger om behandlingens formål, oplysninger om, hvilke kategorier af personoplysninger der behandles, oplysninger om de modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er blevet eller vil blive videregivet til mv.  Kontekstoplysningerne er oplistet i databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 3, og kan f.eks. gives i et følgebrev.  Du skal udlevere oplysningerne i et almindeligt anvendt elektronisk format, medmindre den registrerede anmoder om andet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 3.

Du kan finde mere information om omfanget af indsigtsretten og kontekstoplysninger i afsnittet ret til indsigt i behandlingen og kontekstoplysninger.

Du skal som dataansvarlig give den registrerede en kopi af de personoplysninger, du behandler om vedkommende. Du kan i denne forbindelse vælge f.eks. at udlevere kopier af originale dokumenter, tv-overvågningsoptagelser mv. eller kopiere oplysningerne om den registrerede over i et nyt dokument. Indsigt i oplysningerne kan dog også gives ved, at du giver den registrerede adgang til at tilgå personoplysningerne fra vedkommendes egen PC eller lignende.

Du kan finde mere information om, hvordan du udleverer en kopi af oplysningerne i afsnittet udlevering af materiale.

Som udgangspunkt kan du ikke kræve betaling for håndtering af en anmodning om indsigt. Du vil alene kunne kræve betaling, hvis der foreligger én af følgende situationer:

1. Anmodningen er grundløs eller overdreven
2. Den registrerede beder om yderligere kopier af personoplysningerne.