Udgangspunktet efter 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 2, og § 13, stk. 2, er, at du skal give aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, hvis de hensyn, der fører til, at dokumentet skal undtages fra aktindsigt, kun gør sig gældende for en del af dokumentet.

Praktisk håndteres dette ved sortmarkering af de dele, der ikke kan gives aktindsigt i (husk at sikre, at overstregningen er dækkende), eller ved at udtage (ekstrahere) oplysningerne fra dokumentet til et særskilt dokument. Anonymisering kan ofte være en nem måde at efterleve bestemmelsen på i praksis.

Hvis der eksempelvis hos en myndighed bedes om aktindsigt i en ansøgning fra en borger om en konkret tilladelse, og dette dokument indeholder dels oplysninger af objektiv karakter m.v., som ikke kan undtages fra aktindsigt, dels oplysninger om den pågældende borgers private forhold omfattet af 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1, vil der som udgangspunkt skulle meddeles aktindsigt i den del af dokumentet, der alene indeholder oplysninger af objektiv karakter m.v.

Det følger af praksis, at der kan gøres undtagelse fra hovedreglen i 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 2, og § 13, stk. 2. Denne praksis svarer til de undtagelser, der er direkte nævnt i 2013-offentlighedslovens § 34, jf. Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, s. 607.

Ekstraheringspligten gælder således ikke, hvis du vurderer, at aktindsigt i dokumentets øvrige indhold vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er hjemmel til at hemmeligholde, hvis det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller hvis det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold, jf. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udg., s. 231 og 257 f.

Det forhold, at der alene gives aktindsigt i en meget begrænset del af det dokument, der er bedt om aktindsigt i, kan normalt ikke i sig selv føre til, at hele dokumentet undtages fra aktindsigt.

Du kan overveje at anonymisere materialet, da dette ofte vil være ressourcebesparende og fuldt tilstrækkeligt. Det er vigtigt, at anonymiseringen er fuldt ud dækkende, dvs. at det heller ikke ud fra sammenhængen er muligt at gennemskue, hvem der er tale om.

Bestemmelserne i 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 2, og § 13, stk. 2, svarer til 1985-forvaltningslovens § 15, stk. 2.

Du kan bruge denne skabelon, hvis du kun undtager en del af et dokument, og du ikke vurderer, at det øvrige indhold skal udleveres.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.”