Vær opmærksom på, at der efter de to bestemmelser i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, er forskel på, dels hvilke oplysninger der skal ekstraheres, dels i hvilke dokumenter oplysningerne skal ekstraheres. Nedenfor kan du få et overblik.

§ 28, stk. 1, 1. pkt.

Hvilke oplysninger skal ekstraheres?
Oplysninger om en sags faktiske grundlag (afsnit 2), i det omfang oplysningerne er relevante for sagen (afsnit 2).

I hvilke dokumenter skal oplysningerne ekstraheres?
Dokumenter omfattet af § 23 (interne dokumenter), § 24, stk. 1 (interne dokumenter i forbindelse med ministerbetjening), § 25 (nærmere bestemte interne dokumenter) og § 27, nr. 1-4 (statsrådsprotokoller (nr. 1), dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (nr. 2), dokumenter, der udveksles, i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (nr. 3) og brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres (nr. 4).

§ 28, stk. 1, 2. pkt.

Hvilke oplysninger skal ekstraheres?
Oplysninger om eksterne faglige vurderinger (afsnit 2).

I hvilke dokumenter skal oplysningerne ekstraheres?
Dokumenter omfattet af § 23 (interne dokumenter), § 24, stk. 1 (interne dokumenter i forbindelse med ministerbetjening), § 25 (nærmere bestemte interne dokumenter) og § 27, nr. 1-4 (statsrådsprotokoller (nr. 1), dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (nr. 2) og dokumenter, der udveksles i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (nr. 3).

§ 29, stk. 1, 1. pkt.

Hvilke oplysninger skal ekstraheres?
Oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan el.lign. (afsnit 3).

I hvilke dokumenter skal oplysningerne ekstraheres?
Dokumenter omfattet af § 23 (interne dokumenter), § 24, stk. 1 (interne dokumenter i forbindelse med ministerbetjening), § 25 (nærmere bestemte interne dokumenter) og § 27, nr. 1-4 (statsrådsprotokoller (nr. 1), dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (nr. 2) og dokumenter, der udveksles, i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (nr. 3).

Vær opmærksom på undtagelsen i § 29, stk. 1, 2. pkt., der undtager oplysninger om interne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning eller rådgivning af formandskabet for KL og for Danske Regioner (afsnit 3).

Hvad betyder det, at der skal være tale om oplysninger om en sags faktiske grundlag?

Det afgørende for, om en oplysning skal ekstraheres (som en oplysning om en sags faktiske grundlag, jf. offentlighedslovens §28, stk. 1, 1. pkt.) er, om der er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag. Svaret på, om der er tale om en oplysning om faktiske omstændigheder, beror ikke alene på oplysningens indhold, men også på oplysningens funktion i den konkrete sag, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i arbejdspladsvurderinger. Se ligeledes ombudsmandens udtalelser om aktindsigt i dokumenter med talepunkter og ekstrahering af oplysninger i internt dokument.

Som et eksempel på egentlige faktuelle oplysninger kan nævnes oplysninger i et internt dokument om, at der på en motorvejsstrækning passerer 20.000 biler dagligt. Se også ombudsmandens udtalelser om:
- ekstrahering af mødereferat og oplysninger om konkrete iværksatte tiltag
- ekstrahering af oplysninger i et internt dokument
- ekstrahering af faktiske oplysninger i ministerbetjeningsdokument

Hvad betyder det, at oplysningerne skal være relevante for sagen?

Det er en betingelse for, at ekstraheringspligten indtræder, at oplysningerne efter en konkret vurdering er relevante for sagen. Dette betyder, at det ikke blot vil være de oplysninger om sagens faktiske grundlag, som en myndighed har lagt til grund for sin beslutning i en sag, som skal ekstraheres. Faktiske oplysninger, der er indgået i sagen, og som taler imod myndighedens beslutning, skal også ekstraheres.

Irrelevante oplysninger skal ikke ekstraheres. Det gælder f.eks. oplysninger, der er indgået i sagen ved en fejl, eller oplysninger der er blevet irrelevant, fordi de er blevet erstattet med bedre og opdaterede oplysninger.

Faktiske oplysninger, der er relevante, men af uvæsentlig betydning for sagen (ligegyldige), skal heller ikke ekstraheres. Der gælder altså en bagatelgrænse for de oplysninger, der skal ekstraheres.

Hvad er eksterne faglige vurderinger?

At der skal være tale om vurderinger betyder, at oplysningerne skal indeholde en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt oplysningen (vurderingen) bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Ved en faglig vurdering forstås en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål.

Omfattet af udtrykket eksterne faglige vurderinger er f.eks. udtalelser, der afgives af et privat konsulentfirma, speciallæger, landinspektører eller arkitekter, som udfører opgaver for en forvaltningsmyndighed, og hvor udtalelsen – der har til formål at skabe klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder – eksempelvis er gengivet i et internt dokument.

Ekstraheringspligten vil således omfatte f.eks. en udefra indhentet sagkyndig erklæring, der indeholder en videnskabelig eller teknisk (dvs. faglig) vurdering af et forhold, som skal indgå i myndighedens afgørelse.

Offentlighedslovens § 29, stk. 1, giver ret til indsigt i oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, der findes i dokumenter omfattet af § 23 (interne dokumenter), § 24, stk. 1 (interne dokumenter i forbindelse med ministerbetjening), § 25 (nærmere bestemte interne dokumenter) og § 27, nr. 1-4 (statsrådsprotokoller (nr. 1), dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (nr. 2), og dokumenter, der udveksles, i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (nr. 3), hvis oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende. Bestemmelsens opregning af initiativer er ikke udtømmende (”el.lign.”), og bestemmelsen vedrører således også udstedelse af generelle administrative forskrifter som eksempelvis cirkulærer og bekendtgørelser. Se hertil ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i internt dokument.

Hvad er interne faglige vurderinger? I endelig form?
Ved en faglig vurdering forstås det samme som det tilsvarende udtryk i § 28, stk. 1, 1. pkt., jf. pkt. 1 ovenfor. Interne politiske og strategiske vurderinger samt vurderinger af, hvilken løsning der anbefales på grundlag af en faglig vurdering, er ikke faglige vurderinger efter § 29, stk. 1, 1. pkt., og sådanne vurderinger skal derfor ikke udleveres i medfør af ekstraheringspligten. Det samme gælder indstillingen om, hvilken løsning der i en konkret situation bør vælges, samt forslag, anbefalinger eller andre synspunkter om, hvilken løsning der f.eks. i en lovgivningssag bør vælges.

Det er en betingelse for at få aktindsigt i en intern faglig vurdering, at den foreligger i endelig form.

Fælles undtagelser til ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28 og § 29
Der er tre fælles undtagelser til reglerne i OFL § 28 og § 29 om ekstraheringspligt.

Den første undtagelse er, at ekstraheringspligten ikke gælder, hvis den vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Undtagelsen gælder kun, hvis du vurderer, at det samlede tidsforbrug for myndigheden i forbindelse med gennemførelsen af ekstraheringen må forventes at overstige ca. 10 timer (svarende til mere end en fuld arbejdsdag). Hvis den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagen, gælder undtagelsen ikke, og der skal ske ekstrahering uanset sagens omfang. Massemedier og forskere anses i almindelighed for at have en særlig interesse i sagen.

Den anden undtagelse til ekstraheringspligten er, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten. Se herom eksempler fra ombudmandens udtalelser om aktindsigt i PET’s arbejdsmetoder, dokument med talepunkter, E-mails og interne dokumenter. 

Den tredje undtagelse til ekstraheringspligten er, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige, f.eks. hvis de pågældende oplysninger er tilgængelige for offentligheden via internettet. I sådanne tilfælde kan den aktindsigtssøgende henvises til, at oplysningerne kan findes på internettet, f.eks. myndighedens hjemmeside. Hvis ekstrahering undlades, og den aktindsigtssøgende henvises til selv at finde de offentliggjorte oplysninger, skal henvisningen være så præcis, at den aktindsigtssøgende kan se, hvilke konkrete oplysninger, der ikke er blevet ekstraheret. Det kan derfor være nødvendigt at henvise til den konkrete side og afsnit, hvor oplysningerne kan findes. Se f.eks. ombudsmandens udtalelser om:
- aktindsigt i materiale til Udenrigspolitisk Nævn
- præcis angivelse af oplysningers offentlige tilgængelighed  

Særlig undtagelse til ekstraheringspligten i offentlighedsloves § 29
Efter offentlighedslovens § 29, stk. 1, 2. pkt., gælder ekstraheringspligten ikke for oplysninger om interne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning eller rådgivning af formandskabet for KL og for Danske Regioner. Det skal bemærkes, at ministerrådgivning ikke har samme betydning som ministerbetjening i offentlighedslovens § 24’s forstand. Ministerrådgivning er således et snævrere begreb end ministerbetjening, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i dokumenter fra tværministeriel faggruppe. Se også ombudsmandens udtalelse om dokumenter udarbejdet til brug for ministerrådgivning.

Ekstrahering kan rent praktisk foregå på to forskellige måder: Det kan ske ved, at de oplysninger, der gives, skrives over på et andet nyt dokument, der herefter udleveres. Alternativt kan ekstrahering foregå ved, at du overstreger de oplysninger i det pågældende dokument, der skal undtages. Herefter udleveres dokumentet med overstregninger, således at de oplysninger, der er ekstraheret, ikke er overstregede.

Hvis du foretager ekstrahering ved at lave overstregninger i et dokument, skal du være opmærksom på, at dine overstregninger skal være effektive - de må ikke kunne fjernes, og man må ikke kunne tyde teksten under overstregningerne. Hvis du laver overstregninger i et fysisk dokument, vil det ofte være nødvendigt at lave overstregninger og derefter kopiere det overstregede dokument, og først derefter udlevere kopien til den aktindsigtssøgende.

Forvaltningslovens § 14a – faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger
Forvaltningslovens § 14a giver ret til aktindsigt i visse oplysninger, der fremgår af en myndigheds interne arbejdsdokumenter (jf. § 12, stk. 1), statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes til brug for sådanne møder (jf. § 14, nr. 1), dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (jf. § 14, nr. 2), og en myndigheds brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres (jf. § 14, nr. 3).

De afgørende forskelle mellem forvaltningslovens § 14a og offentlighedslovens § 28 er for det første, at forvaltningslovens § 14a vedrører en anden kreds af dokumenter end offentlighedslovens § 28. For det andet muliggør forvaltningslovens § 14a – i modsætning til offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 1 – ikke undtagelse fra ekstraheringspligten, fordi ekstrahering vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. For det tredje er det ikke muligt efter forvaltningslovens § 14a – i modsætning til offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3 – at gøre undtagelse fra ekstraheringspligten, fordi oplysningerne er offentligt tilgængelige.

Oplysninger skal således ekstraheres efter § 14 a, stk. 1, 1. pkt. (faktiske oplysninger), hvis der – i lighed med, hvad der følger af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt. – er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag. Se ombudsmandens udtalelse om vurderingsdokumenter. 

Oplysninger skal ekstraheres efter § 14a, stk. 1, 2. pkt. (eksterne faglige vurderinger), hvis der – i lighed med, hvad der følger af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 2. – er tale om eksterne oplysninger (vurderinger), der indeholder en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt oplysningen (vurderingen) bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Oplysninger, der fremgår af andre dokumenter, som bliver udleveret i forbindelse med aktindsigten, skal ikke ekstraheres, jf. § 14a, stk. 2.

Forvaltningslovens § 14b – interne faglige vurderinger
Forvaltningslovens § 14b svarer i hovedsagen til offentlighedslovens § 29. Forvaltningslovens § 14b giver således ret til aktindsigt i de (rene) interne faglige vurderinger, der skaber klarhed om sagens indholdsmæssige (bevismæssige eller faktiske) grundlag og som findes i endelig form – eksempelvis vurderinger af lægefaglig, økonomisk eller juridisk karakter. Der er dog ikke adgang til aktindsigt i myndighedens overvejelser om, hvilken betydning den faglige vurdering skal tillægges i afgørelsessagen. § 14b omfatter – ligesom offentlighedslovens § 29 – ikke faglige vurderinger i endelig form til brug i retssager eller ved overvejelser af, om en retssag bør føres.

Formålet med bestemmelsen er at sikre, at retten til aktindsigt i faglige vurderinger ikke skal bero på, om vurderingen er foretaget internt eller eksternt.

Du kan bruge denne skabelon, når du i forbindelse med en afgørelse om aktindsigt skal overveje ekstrahering.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Se alle relevante udtalelser om dette emne.