Et dokument mister som udgangspunkt sin interne karakter, hvis det bliver afgivet til en udenforstående. "Afgivet" skal i denne sammenhæng forstås sådan, at det pågældende dokument er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, dvs. at den udenforstående kan komme i egentlig fysisk besiddelse af dokumentet. Se hertil ombudsmandens udtalelse om en kommunal selvstyrehavn. 

Afgivelse kan eksempelvis ske ved, at dokumentet sendes (f.eks. via almindelig post eller via e-mail) eller udleveres (f.eks. på et møde) til en udenforstående. Afgivelsen kan også ske ved, at dokumentet lægges på myndighedens hjemmeside på en måde, der gør det muligt for en udenforstående at downloade, udskrive eller kopiere dokumentet.

Der vil også være tale om afgivelse, hvis myndigheden har gjort det muligt for en udenforstående at gøre sig bekendt med dokumentet på en måde og i et sådant omfang, at situationen må ligestilles med, at dokumentet er gjort fysisk tilgængeligt. Det vil for eksempel være tilfældet, hvis et dokument under et møde udlånes af en mødedeltager fra én myndighed til en mødedeltager fra en anden myndighed, der - efter at have læst dokumentet - afleverer det igen ved mødets afslutning. Hvis den første mødedeltager derimod alene læser højt fra dokumentet eller i øvrigt gør mødedeltagerne bekendt med dokumentets indhold, vil der ikke være tale om afgivelse, og dokumentet vil bevare sin interne karakter, selvom den anden myndighed (via mødedeltageren) nu er bekendt med dokumentets indhold.

Du skal være opmærksom på, at et internt dokument også anses for afgivet til en udenforstående, hvor det under hånden videregives til en anden myndighed.

Hvis et internt dokument er kommet til en udenforståendes kendskab på grund af en fejl eller ved et retsstridigt forhold, vil dokumentet ikke være afgivet, da vedkommende myndighed i så fald ikke har givet afkald på den beskyttelse af dokumentet, der følger af § 23, stk. 1.

Ved udenforstående forstås en privat fysisk eller juridisk person eller en myndighed, der ikke er en del af den myndighed, som har udarbejdet dokumentet.

Hvis et dokument udveksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (f.eks. mellem to afdelinger i det samme ministerielle departement), betragtes det som en intern afgivelse, og dokumentet mister ikke sin interne karakter, idet der ikke er tale om afgivelse til udenforstående.

Afgives dokumentet derimod til en anden myndighed (f.eks. fra ét ministerium til et andet ministerium), er der tale om en ekstern afgivelse, som indebærer, at dokumentet som udgangspunkt mister sin interne karakter.

Kommunale organer betragtes ifølge grundsætningen om den kommunale enhedsforvaltning som administrative enheder inden for én og samme myndighed. Brevveksling mellem forskellige enheder i en kommune – f.eks. mellem kommunalbestyrelsen og dennes udvalg, afdelinger og andre organer i kommunen, samt mellem disse organer indbyrdes – betragtes derfor som intern.

Det vil normalt være åbenbart, om der er tale om den ene eller den anden situation. I nogle tilfælde må du imidlertid foretage en organisatorisk præget vurdering af forholdet mellem de to enheder for at kunne vurdere, om der er tale om udveksling mellem to enheder inden for samme myndighed (intern afgivelse) eller om udveksling mellem to selvstændige myndigheder (ekstern afgivelse). Dette er en vurdering, der kan volde problemer, men du kan - ved vurderingen af, om der er tale om en selvstændig myndighed - bl.a. lægge vægt på følgende forhold:

• om den pågældende administrative enheds opgaver er klart afgrænset fra andre administrative enheders opgaver,
• om den pågældende enhed varetager omfattende og selvstændige opgaver,
• om den pågældende enhed er undergivet andre enheders instruktionsbeføjelse,
• om der er rekursadgang fra den pågældende enhed til en anden enhed,
• om den pågældende enhed træffer afgørelser på egne vegne, og
• hvilken grad af selvstændighed den pågældende enhed indtager.

Du kan læse mere om denne vurdering i Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, side 519 ff. og 576 f.

Et dokument mister ikke sin interne karakter, hvis det afgives til en udenforstående af retlige grunde, eller hvis dokumentet skal bruges i forbindelse med forskning eller af andre lignende grunde, jf. sidste led i lovens § 23, stk. 2. Dette er begrundet i, at et dokument ikke bør miste sin interne karakter, hvis den pågældende forvaltningsmyndighed ved afgivelsen ikke kan anses for (frivilligt) at have givet afkald på den beskyttelse af dokumentet, der følger af lovens § 23, stk. 1.

Som eksempler på situationer, hvor en afgivelse vil være omfattet af sidste led i lovens § 23, stk. 2 - og hvor et dokument således ikke mister sin interne karakter - kan nævnes det tilfælde, hvor dokumentet afgives til Folketingets Ombudsmand i forbindelse med dennes undersøgelse af en sag, eller hvor dokumentet afgives til en overordnet myndighed som led i en klagesagsbehandling. Dette gælder, uanset om den overordnede myndigheds behandling angår en klage over den underordnede myndigheds afgørelse om afslag på aktindsigt, eller om klagen angår den materielle afgørelse i sagen.

Et internt dokument mister af samme grund ikke sin interne karakter, hvor en myndighed i øvrigt er forpligtet til at afgive et dokument til brug for en anden myndigheds kontrol- eller tilsynsvirksomhed. Se herom ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i arbejdspladsvurderinger. Det er ikke afklaret, om dette kun gælder, hvor en myndighed ved lov er forpligtet til at afgive det pågældende dokument, eller om det også gælder, hvor en overordnet myndighed som led i det almindelige over- og underordnelsesforhold mv. pålægger en underordnet myndighed at oversende bestemte dokumenter.

Hvis den modtagende myndighed anvender dokumentet i en anden sammenhæng end til brug for behandlingen af tilsyns- eller klagesagen, vil dokumentet ikke længere kunne undtages efter lovens § 23, stk. 2.

Forvaltningslovens § 12, stk. 2, er identisk med offentlighedslovens § 23, stk. 2. Der henvises således til ovenstående vedrørende offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Forvaltningslovens § 12, stk. 2, blev indsat som følge af revisionen af offentlighedsloven i 2013, således at der var en ensartet afgrænsning med hensyn til undtagelse af interne arbejdsdokumenter fra aktindsigt.

Du kan bruge denne skabelon, hvis du vil afslå aktindsigt i interne dokumenter, som er afgivet til udenforstående af retlige grunde, f.eks. til en overordnet myndighed.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Se alle relevante udtalelser om dette emne.