Det er et krav efter 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, at du foretager en konkret vurdering. For at undtage oplysninger i et dokument fra aktindsigt er det altså ikke tilstrækkeligt, at du blot konstaterer, at oplysningerne omhandler drifts- og forretningsforhold.
I de fleste tilfælde, hvor en myndighed er blevet kritiseret af ombudsmanden i forbindelse med anvendelsen af 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, skyldes det typisk, at myndigheden ikke har foretaget den fornødne konkrete vurdering. Det er derfor vigtigt, at du angiver, hvilke væsentlige hensyn der nødvendiggør afslaget på aktindsigt.
Du kan med fordel indhente en udtalelse fra den person eller virksomhed, som oplysningerne vedrører. En sådan udtalelse er ikke bindende, når du konkret skal vurdere aktindsigtsspørgsmålet.
Bestemmelsen er kun anvendelig, hvis indrømmelsen af aktindsigt efter et konkret skøn må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der – typisk af konkurrencemæssige årsager – påføres den pågældende person eller virksomhed navnlig økonomisk skade af nogen betydning.
Der skal være en klar årsagsforbindelse mellem aktindsigt i oplysningerne og risikoen for, at den pågældende person eller virksomheden påføres et økonomisk tab. Hvis tabet i det væsentlige indtræder af andre årsager, er betingelserne for at anvende bestemmelsen i 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, således ikke opfyldt. Risikoen skal være konkret.
I FOB 2007, side 315, havde Fødevarestyrelsen givet afslag på aktindsigt i navnene på 18 dyrlæger, der udskrev mest antibiotika, idet der efter styrelsens opfattelse var en nærliggende risiko for, at den offentlige omtale ville kunne få alvorlige indvirkninger på dyrlægernes konkurrenceevne og derved også få økonomiske konsekvenser for dem. Ombudsmanden fandt ikke, at denne risiko var underbygget eller sandsynliggjort på en sådan måde og i en sådan grad, at der var grundlag for at give afslag på aktindsigt efter den 1985-offentlighedslovs § 12, stk. 1, nr. 2. Ombudsmanden henviste til, at grundlaget for risikovurderingen var af generel karakter og f.eks. ikke var underbygget af konkrete erfaringer med væsentlige skadevirkninger af aktindsigt i lignende sager.
Oplysninger som f.eks. CVR.nr. og årsindkomst, der fremgår af offentligt tilgængelige kilder, kan aldrig undtages – heller ikke selvom de sammenstilles på en ny måde i dokumentet.
Der gælder dog ikke – som efter 2013-offentlighedsloven – en klar formodning for, at udlevering af udlevering af oplysninger, som efter deres karakter er omfattet af bestemmelsen, vil medføre risiko for økonomisk skade, idet denne formodningsregel ikke fremgår af forarbejderne til 1985-offentlighedsloven.
En sådan formodningsregel må også antages at have et begrænset anvendelsesområde inden for miljøoplysningslovens anvendelsesområde, hvor interesseafvejningen efter miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, oftest vil føre til, at miljøoplysninger ikke kan undtages med generelle begrundelser.
Se hertil FOB 2020-4, der omhandlede et energiselskab, der gav aktindsigt i en aftale mellem et datterselskab og en privat virksomhed om køb af frøafrens, der blev anvendt som biobrændsel i energiselskabets kraftvarmeværk. Oplysninger om afregningsprisen for frøafrens blev dog undtaget fra aktindsigt, fordi udlevering af oplysningerne ville indebære en nærliggende risiko for, at energiselskabet påføres økonomisk skade af nogen betydning. Miljø- og Fødevareklagenævnet stadfæstede energiselskabets afslag på aktindsigt i afregningspriserne med henvisning til 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2. Ombudsmanden fandt ikke tilstrækkeligt grundlag for at tilsidesætte Miljø- og Fødevareklagenævnets vurdering af risikoen for økonomisk skadevirkning for den private virksomhed. Ombudsmanden lagde i den forbindelse imidlertid ikke vægt på 2013-offentlighedslovens formodningsregel.