Oplysningerne skal vedrøre en enkeltperson og ikke et selskab eller en anden juridisk enhed eller person. Offentlighedslovens § 30, nr. 1, kan dog ikke bruges i egenacces-sager jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i ansattes navne.

Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der kan anses for at vedrøre ”private forhold”, må der tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det er således ikke enhver konkret oplysning om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes med hjemmel i bestemmelsen.

Ved vurderingen af, om en oplysning kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 30, nr. 1, er det dermed afgørende, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter vedrører oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er derimod ikke en betingelse for at undtage oplysninger, at hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår.

Eksempler på oplysninger, der er omfattet af bestemmelsen, er oplysninger om race, hudfarve, religion, etnisk og politisk tilhørsforhold, forretningsmæssig tilknytning, seksuelle forhold, helbredsmæssige forhold, strafbare forhold, sociale problemer, CPR-nummer, beskyttede adresser og telefonnummer og eksamenskarakterer. Også oplysninger, der afslører noget om en enkeltpersons privatøkonomi, er omfattet, f.eks. oplysninger om at en person modtager boligsikring. Dokumenter, der indeholder oplysninger om privat brug af telefon, er omfattet af OFL § 30, nr. 1, jf. ombudsmandens udtalelse om aktindsigt i borgmesters telefonregning.

Eksempler på oplysninger, der ikke er omfattet af bestemmelsen, er oplysninger af rent objektiv karakter, såsom oplysninger om civil stand, udstedelse af pas, jagttegn, kørekort. Det samme gælder oplysninger om, hvem der har truffet afgørelse i en sag eller i øvrigt medvirket ved sagens behandling, samt oplysninger, der er offentligt tilgængelige, f.eks. i offentlige registre, såsom folkeregisteroplysninger. 

Forvaltningsloven indeholder ikke en bestemmelse, som svarer til offentlighedslovens § 30, nr. 1. Er der flere parter i en afgørelsessag, kan oplysninger om deres rent private forhold dog efter en konkret vurdering undtages efter forvaltningslovens § 15 b, nr. 5 (generalklausulen). Oplysninger om enkeltpersoner, der ikke ville kunne undtages efter offentlighedslovens§ 30, nr. 1, vil aldrig kunne undtages efter forvaltningslovens § 15 b, nr. 5.

Du skal være opmærksom på, at du kan undlade at begrunde undtagelsen af denne type oplysninger, hvis du derved kommer til at afsløre oplysningen, eller oplysningen - ud fra sammenhængen - kan udledes. Det er også væsentligt at tage hensyn til områdets karakter. Hvis der f.eks. rutinemæssigt indhentes straffeattest i en given sag, bør en oplysning herom undtages fra aktindsigt, også hvis det ikke i den konkrete sag afslører et strafbart forhold, idet der ellers kan sluttes modsætningsvist i sager, hvor der findes strafbare forhold.

Du kan derfor med fordel ofte give en lidt løsere begrundelse.

Du skal endelig være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Se alle relevante udtalelser om dette emne.