Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt ikke sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 2. Det betyder, at der som udgangspunkt ikke kan gives aktindsigt i en offentlig ansats personalesag. Det omfatter både den typiske konkrete personalesag, der oprettes ved en medarbejders ansættelse, og andre konkrete sager om særlige ansættelsesmæssige forhold om den enkelte ansatte. Omfattet er også andre konkrete personalesager, der er oprettet hos andre end ansættelsesmyndigheden, som bistår den ansættende myndighed, fx hos Moderniseringsstyrelsen.

For at kunne anvende undtagelsesbestemmelsen er det et krav, at ansættelse eller forfremmelse sker i det offentliges tjeneste, og at der ved ansættelsen etableres et tjenesteforhold mellem den ansatte og forvaltningsmyndigheden. Offentlighedslovens § 21 omfatter alle former for ansættelse i den offentlige forvaltning. Det vil sige både overenskomstansatte og tjenestemænd.

Bestemmelsen omfatter derimod ikke personer, der er offentligt valgt, eller personer, der som selvstændige i entreprise eller tilsvarende kontraktform udfører en opgave for en myndighed, fx vognmænd og konsulenter. Der etableres heller ikke et tjenesteforhold ved uddeling af offentlige bevillinger, jf. FOB 1998-409.

Du skal være opmærksom på, at der i den forbindelse gælder en særlig regel vedrørende sager om ansættelse og forfremmelse. Den kan du læse mere om i afsnittet, der handler om lovens § 21, stk. 1.

Du skal også være opmærksom på, at sager, der generelt angår personalemæssige spørgsmål, ikke er omfattet af lovens § 21, stk. 2, og denne bestemmelse kan derfor ikke anvendes til at give afslag på aktindsigt i disse sager. Det kan fx være generelle sager om lønforhandling, myndighedsstruktur, turnusordning, ledelsesforhold mv. Hvis der i sådanne generelle sager indgår oplysninger om enkelte ansattes forhold, vil disse oplysninger ikke kunne undtages fra aktindsigt efter lovens § 21. Det skal i stedet overvejes, om oplysningerne kan undtages i medfør af lovens § 33, nr. 5 (om offentlige og privates interesser). Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelser om risiko for repressalier, aktindsigt i disciplinærsager, aktindsigt i personalesagsoplysninger og aktindsigt i navne og initialer. 

Standardmæssige personaleoplysninger

Som en første undtagelse skal der gives indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser i overensstemmelse med lovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 1. pkt. Se dog umiddelbart nedenfor vedrørende oplysninger om den ansattes navn.

Standardmæssige Oplysninger om den ansattes navn

Der skal imidlertid ikke meddeles indsigt i oplysninger om den ansattes navn, hvis væsentlige hensyn til den ansattes tryghed taler herimod, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt. Bestemmelsen sigter i første række til offentligt ansatte med borgernære funktioner, hvis arbejdsopgaver indebærer en høj risiko for konflikt med borgere, og som derfor er særligt udsatte for repressalier, trusler, chikane m.v. Bestemmelsen vil navnlig omfatte, men er ikke begrænset til, ansatte i politiet, kriminalforsorgen og i psykiatrien og ansatte på det sociale område.

Bestemmelsen vil efter omstændighederne kunne finde anvendelse på andre offentligt ansatte med borgernære funktioner, hvor der findes at være et tilsvarende beskyttelsesbehov, f.eks. ansatte i Skatteforvaltningen, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingestyrelsen og Fødevarestyrelsen. Bestemmelsen vil derimod som det klare udgangspunkt ikke omfatte offentligt ansatte i departementer, styrelser, regioner, kommuner m.v., der i deres daglige arbejde har meget begrænset eller ingen borgerkontakt. Det forudsættes endvidere, at bestemmelsen kun helt undtagelsesvist vil finde anvendelse med hensyn til ansatte i chefstillinger.

Myndigheden skal foretage en vurdering af, om væsentlige hensyn til den ansattes tryghed taler imod udlevering af oplysninger om den ansattes navn. Vurderingen forudsættes at skulle foretages på baggrund af den ansattes eventuelle bemærkninger om udleveringsspørgsmålet, jf

At der skal være tale om »væsentlige hensyn« til den ansattes tryghed indebærer navnlig, at ikke ethvert hensyn til den ansattes tryghed vil kunne medføre, at udlevering nægtes. En helt generel og ubegrundet tilkendegivelse fra den ansatte om, at udlevering af den pågældendes navn vil udløse en følelse af utryghed hos den ansatte, vil således ikke vil være tilstrækkelig. Tilsvarende vil den omstændighed, at den aktindsigtssøgende tidligere har udtalt sig i en lidt hård eller ubehagelig tone over for den ansatte, eller at der foreligger en uoverensstemmelse mellem den ansatte og den aktindsigtssøgende, normalt ikke være tilstrækkeligt til at nægte indsigt i den ansattes navn.

Såfremt den ansatte tidligere har været udsat for vold, repressalier, trusler, chikane eller anden intimiderende adfærd fra den aktindsigtssøgende eller fra personer med tilknytning til denne, vil der derimod som det klare udgangspunkt foreligge væsentlige hensyn til den ansattes tryghed. Bestemmelsen kan i helt særlige tilfælde også anvendes, hvor den ansatte som følge af trusler, chikane m.v. fra andre end den aktindsigtssøgende har udviklet en arbejdsrelateret psykisk belastningsreaktion eller lignende, og det må frygtes, at udlevering af den ansattes navn til den aktindsigtssøgende vil medføre en forværring af den ansattes helbredsmæssige tilstand

Oplysninger om chefers modtagelse af disciplinære reaktioner

Som en anden undtagelse skal der gives aktindsigt i oplysninger om ansatte i chefstillingers modtagelse af disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover i overensstemmelse med lovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. og 3. pkt. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet. Det er en forudsætning, at det forhold, der har medført den disciplinære reaktion, er begået i en sådan chefstilling.

Ved en chefstilling forstås i denne sammenhæng typisk en kontorchef (lønramme 36) og derover. Herudover kan andre, som kan sidestilles med en chef for eksempel som følge af ledelsesbeføjelser, lønforhold mv., også efter en konkret vurdering være omfattet af chefbegrebet. Folketingets Ombudsmand fandt eksempelvis i FOB 2001-549, at en skoleinspektør efter en konkret vurdering var omfattet af chefbegrebet. Fuldmægtige, kontorpersonale og kontorledere er derimod ikke omfattet.

Som eksempler på de nævnte disciplinære sanktioner kan for tjenestemænds vedkommende nævnes irettesættelse, bøde, degradering eller afsked og for overenskomstansattes vedkommende ændring af arbejdsopgaver, afskedigelse eller bortvisning af disciplinære grunde.

Tjenstlige tilkendegivelser, henstillinger, påmindelser og lignende, som er givet i anledning af kritisable forhold, men som ikke har ført til disciplinær forfølgning, falder uden for bestemmelsen.

Det er kun oplysninger om selve den disciplinære reaktion, der er omfattet, hvilket typisk er ansættelsesmyndighedens brev med den endelige afgørelse. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, om afgørelsen indeholder oplysninger om andre disciplinære reaktioner, da der kun kan meddeles aktindsigt i disse, såfremt de selvstændigt opfylder betingelserne herfor.

Oplysninger om den øverste ledelseskontrakt

Som en tredje undtagelse skal der gives aktindsigt i den øverste ledelseskontrakt for så vidt angår oplysninger om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed, jf. lovens § 21, stk. 4.

Det betyder, at der godt kan gives aktindsigt i de dele af den øverste ledelseskontrakt, som beskriver myndighedens overordnede målsætninger og de lønparametre, som der skal lægges vægt på ved fastsættelsen af lederens resultatløn. Der er derimod ikke adgang til kontraktens øvrige oplysninger, herunder oplysninger om lederens personlige målsætninger mv.

Bestemmelsen giver alene indsigt i ledelseskontrakten. Andre dokumenter om fx opfyldelse af resultatmål er derimod ikke omfattet af bestemmelsen.

I staten omfatter den øverste ledelse departementschefer, styrelsesdirektører og andre øverste ansatte ledere af en selvstændig myndighed. På det kommunale område omfatter den øverste ledelse kommunens øverste direktion med kommunaldirektøren og et antal direktører eller forvaltningschefer. I regionerne udgør den øverste ledelse regionens øverste direktion med regionsdirektøren og et antal koncerndirektører. Uden for den kommunale og regionale enhedsforvaltning omfatter den øverste ledelse ansatte ledere af en selvstændig myndighed fx af kommunale fællesskaber. I selvstændige offentlige myndigheder omfatter den øverste ledelse direktøren af selvstændige moderselskaber eller datterselskaber.

Offentlighedslovens øvrige undtagelsesbestemmelser finder også anvendelse

Uanset der skal gives aktindsigt i oplysninger efter lovens § 21, stk. 3 og 4, så kan det være, at én eller flere oplysninger skal undtages fra aktindsigt efter en af lovens andre bestemmelser. Det kan fx være lovens § 30, nr. 1, om undtagelse af oplysninger om enkeltpersoners private (herunder økonomiske) forhold. I forhold til ledelseskontrakter kan du efter omstændighederne undtage oplysninger om fx organisatoriske omstruktureringer efter offentlighedslovens § 33, nr. 2.

Det betyder også, at du skal overveje, om der er grundlag for at give meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14. Du skal i den forbindelse være opmærksom på reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens § 27, stk. 1-4, samt databeskyttelseslovgivningen.

Der er ikke pligt til at partshøre en ansat, hvis der ifølge offentlighedslovens § 21, stk. 2, søges om aktindsigt i den ansattes personalesag. Det er endvidere forudsat, at myndighedens vurdering af, om den ansattes navn skal undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt., skal foretages på baggrund af den ansattes eventuelle bemærkninger om udleveringsspørgsmålet. Derimod skal en ansat snarest underrettes om, at der er søgt om aktindsigt i den pågældendes personalesag. Efter der er truffet afgørelse, skal den ansatte også underrettes om, hvilke oplysninger der er blevet udleveret fra personalesagen, jf. offentlighedslovens § 41.

I sager, hvor der er særlig anledning hertil, skal myndigheden i forbindelse med underretningen efter offentlighedslovens § 41 gøre den ansatte opmærksom på adgangen til offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt., at undtage den ansattes navn fra aktindsigt, hvis væsentlige hensyn til dennes tryghed taler imod meddelelse af indsigt.

Hvis en forvaltningsmyndighed indhenter bemærkninger fra en offentligt ansat i medfør af offentlighedslovens § 41 til brug for behandlingen af en anmodning om aktindsigt, finder reglerne om partshøring i forvaltningslovens kapitel 5, herunder undtagelsesbestemmelserne, anvendelse.

Hvis betingelserne for at undtage oplysninger om den ansattes navn er opfyldt, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt., vil disse oplysninger kunne undtages fra aktindsigt alle steder, hvor de optræder i personalesagen. Indgår den ansattes navn i andre oplysninger, f.eks. i en e-mailadresse, vil den del af oplysningen, som omfatter den ansattes navn, kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen.

Efter forvaltningslovens § 9 har en offentligt ansat som udgangspunkt ret til at få fuld indsigt i sin egen personalesag både under og efter ansættelsen. Aktindsigten kan dog begrænses efter forvaltningslovens undtagelsesregler, herunder forvaltningslovens § 12, om myndighedens interne arbejdsdokumenter og forvaltningslovens § 15 b, nr. 5, om hensynet til medarbejderen selv eller til andre private eller offentlige interesser.

Du kan bruge denne skabelon, hvis du modtager en anmodning om aktindsigt i en konkret personalesag.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Se alle relevante udtalelser om dette emne.