Standardmæssige personaleoplysninger
Som en første undtagelse skal der gives indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser i overensstemmelse med lovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 1. pkt. Fra praksis kan der henvises til ombudsmandens udtalelser om aktindsigt i initialer og navne.
Oplysninger om chefers modtagelse af disciplinære reaktioner
Som en anden undtagelse skal der gives aktindsigt i oplysninger om ansatte i chefstillingers modtagelse af disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover i overensstemmelse med lovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. og 3. pkt. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet. Det er en forudsætning, at det forhold, der har medført den disciplinære reaktion, er begået i en sådan chefstilling.
Ved en chefstilling forstås i denne sammenhæng typisk en kontorchef (lønramme 36) og derover. Herudover kan andre, som kan sidestilles med en chef for eksempel som følge af ledelsesbeføjelser, lønforhold mv., også efter en konkret vurdering være omfattet af chefbegrebet. Folketingets Ombudsmand fandt eksempelvis i FOB 2001-549, at en skoleinspektør efter en konkret vurdering var omfattet af chefbegrebet. Fuldmægtige, kontorpersonale og kontorledere er derimod ikke omfattet.
Som eksempler på de nævnte disciplinære sanktioner kan for tjenestemænds vedkommende nævnes irettesættelse, bøde, degradering eller afsked og for overenskomstansattes vedkommende ændring af arbejdsopgaver, afskedigelse eller bortvisning af disciplinære grunde.
Tjenstlige tilkendegivelser, henstillinger, påmindelser og lignende, som er givet i anledning af kritisable forhold, men som ikke har ført til disciplinær forfølgning, falder uden for bestemmelsen.
Det er kun oplysninger om selve den disciplinære reaktion, der er omfattet, hvilket typisk er ansættelsesmyndighedens brev med den endelige afgørelse. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, om afgørelsen indeholder oplysninger om andre disciplinære reaktioner, da der kun kan meddeles aktindsigt i disse, såfremt de selvstændigt opfylder betingelserne herfor.
Oplysninger om den øverste ledelseskontrakt
Som en tredje undtagelse skal der gives aktindsigt i den øverste ledelseskontrakt for så vidt angår oplysninger om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed, jf. lovens § 21, stk. 4.
Det betyder, at der godt kan gives aktindsigt i de dele af den øverste ledelseskontrakt, som beskriver myndighedens overordnede målsætninger og de lønparametre, som der skal lægges vægt på ved fastsættelsen af lederens resultatløn. Der er derimod ikke adgang til kontraktens øvrige oplysninger, herunder oplysninger om lederens personlige målsætninger mv.
Bestemmelsen giver alene indsigt i ledelseskontrakten. Andre dokumenter om fx opfyldelse af resultatmål er derimod ikke omfattet af bestemmelsen.
I staten omfatter den øverste ledelse departementschefer, styrelsesdirektører og andre øverste ansatte ledere af en selvstændig myndighed. På det kommunale område omfatter den øverste ledelse kommunens øverste direktion med kommunaldirektøren og et antal direktører eller forvaltningschefer. I regionerne udgør den øverste ledelse regionens øverste direktion med regionsdirektøren og et antal koncerndirektører. Uden for den kommunale og regionale enhedsforvaltning omfatter den øverste ledelse ansatte ledere af en selvstændig myndighed fx af kommunale fællesskaber. I selvstændige offentlige myndigheder omfatter den øverste ledelse direktøren af selvstændige moderselskaber eller datterselskaber.
Offentlighedslovens øvrige undtagelsesbestemmelser finder også anvendelse
Uanset der skal gives aktindsigt i oplysninger efter lovens § 21, stk. 3 og 4, så kan det være, at én eller flere oplysninger skal undtages fra aktindsigt efter en af lovens andre bestemmelser. Det kan fx være lovens § 30, nr. 1, om undtagelse af oplysninger om enkeltpersoners private (herunder økonomiske) forhold. I forhold til ledelseskontrakter kan du efter omstændighederne undtage oplysninger om fx organisatoriske omstruktureringer efter offentlighedslovens § 33, nr. 2.
Det betyder også, at du skal også overveje, om der er grundlag for at give meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14. Du skal i den forbindelse være opmærksom på reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens § 27, stk. 1-4, samt persondatalovgivningen.