Har du har vurderet, at din forvaltningsmyndighed er rette myndighed til at behandle anmodningen om aktindsigt, og at det er miljøoplysningsloven, der skal anvendes, skal du herefter overveje, om identifikationskravet er opfyldt. Kravet vil efter miljøoplysningsloven normalt være opfyldt, hvis begæringen indeholder de oplysninger, der er nødvendige for, at myndigheden kan finde frem til de (miljø)oplysninger, der ønskes aktindsigt i.

Hvis ansøgeren ikke opfylder identifikationskravet, skal du normalt vejlede ansøgeren med henblik på, at anmodningen kan opfylde identifikationskravet, jf. forvaltningslovens § 7.

Både miljøoplysningsdirektivet og 1985-offentlighedsloven fastsætter identifikationskrav:

Art. 3

[...]

3. Hvis en anmodning er udfærdiget i for generelle vendinger, anmoder den offentlige myndighed snarest muligt og senest inden for den frist, der er fastsat i stk. 2, litra a), Den frist, der er fastsat i stk. 2, litra a) Hurtigst muligt og senest en måned efter modtagelse af aktindsigtsanmodningen. den informationssøgende om at præcisere anmodningen og bistår denne hermed, f.eks. ved at oplyse om brugen af de offentlige registre, der er omhandlet i stk. 5, litra c). De offentlige myndigheder kan, hvis de skønner det passende, afslå anmodningen i henhold til artikel 4, stk. 1, litra c).

[...]

§ 4

[...]

Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive Skal angive Anmodningen skal opfylde det objektive identifikationskrav. de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Identifikationskravet

Der gælder ikke noget formkrav til en aktindsigtsanmodning efter miljøoplysningsloven, der derfor kan fremsættes skriftligt, mundtligt eller elektronisk. Der er heller ikke krav om, at ansøgeren skal benytte ordet "aktindsigt". Der stilles heller ikke noget krav om, at der gives en begrundelse for en anmodning om aktindsigt.

Du skal dog være opmærksom på, at en anmodning om aktindsigt skal opfylde det objektive identifikationskrav.

Det objektive identifikationskrav indebærer, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at en myndighed kan identificere de oplysninger, der ønskes aktindsigt i. Det objektive krav er således en forudsætning for, at myndighederne kan finde frem til de relevante oplysninger. En anmodning om aktindsigt i ”myndighedens dårlige sager” er f.eks. ikke tilstrækkelig til at myndigheden kan finde de miljøoplysninger, som den aktindsigtssøgende er interesseret i.

Hvilke oplysninger, der mere specifikt vil kunne kræves, afhænger således af den måde, hvorpå den enkelte forvaltningsmyndighed har indrettet sine journalsystemer mv. Der kan ikke stilles krav om, at den aktindsigtssøgende skal angive en konkret sags journalnummer. Hvis den ansøgende kan dette, vil det dog være tilstrækkeligt til, at forvaltningsmyndigheden ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen.

Efter 1985-offentlighedslovens forarbejder og praksis er det endvidere et krav, at ansøgeren opfylder det subjektive identifikationskrav. Det subjektive identifikationskrav indebærer, at det i forbindelse med en begæring om aktindsigt kan kræves, at ansøgeren har ”et vist kendskab” til oplysningernes eksistens før henvendelsen til vedkommende myndighed, jf. betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, side 387 f.

Det følger imidlertid af ombudsmandens praksis, jf. FOB 2011-11-2, at det subjektive identifikationskrav ikke kan anvendes fuldstændig tilsvarende i forhold til anmodninger om aktindsigt i miljøoplysninger. Identifikationskravet efter miljøoplysningsloven skal således tage udgangspunkt i direktivets formulering om, at en anmodning ikke må være fremsat i for generelle vendinger, jf. direktivets artikel 4, stk. 1, litra c, jf. artikel 3, stk. 3.

2. Forvaltningsloven

Retten til aktindsigt efter forvaltningsloven, jf. miljøoplysningsloven, gælder kun for parter i afgørelsessager. Parters adgang til aktindsigt omfatter alle (miljø)oplysninger, der vedrører den pågældende afgørelsessag. En anmodning om aktindsigt skal angive den sag, hvis oplysninger den pågældende part ønsker at blive gjort bekendt med. Der gælder ingen form- eller temakrav til anmodningen om aktindsigt, men myndigheden skal om fornødent sikre sig den pågældendes identitet for at sikre, at oplysningerne kun videregives til den, der som part i sagen har ret til at få denne særlige adgang til aktindsigt.