Af databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 4, fremgår, at hvis den dataansvarlige ikke træffer foranstaltninger i anledning af den registreredes anmodning, underretter den dataansvarlige straks og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen den registrerede om årsagen hertil og om muligheden for at indgive klage til en tilsynsmyndighed og indbringe sagen for en retsinstans.

Både offentlige og private dataansvarlige har pligt til at begrunde eventuelle afslag på indsigtsanmodninger samt give de registrerede klagevejledning.

For så vidt angår dataansvarlige forvaltningsmyndigheder må bestemmelsen antages i vidt omfang at svare til gældende ret, idet dataansvarlige forvaltningsmyndigheder er omfattet af forvaltningslovens regler om begrundelse og klagevejledning. Det er dog et selvstændigt krav efter databeskyttelsesforordningen, at dataansvarlige forvaltningsmyndigheder skal oplyse om muligheden for at indbringe en sag for domstolene.

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 77, stk. 1, at enhver registreret har ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed, hvilket navnlig skal ske i den medlemsstat, hvor vedkommende har sit sædvanlige opholds- og arbejdssted, eller hvor den pågældende overtrædelse af databeskyttelsesforordningen har fundet sted. Bemærk, det er muligt at indgive klage til tilsynsmyndigheder i andre lande.

Artikel 77 regulerer alene den registreredes ret til at indgive en klage, og det reguleres således ikke i bestemmelsen, hvilken tilsynsmyndighed der skal behandle klagen. Den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, vil dog i grænseoverskridende sager, i det mindste, være en berørt tilsynsmyndighed, jf. artikel 4, nr. 22, litra c.

Yderligere fremgår det af bestemmelsen, at enhver registreret har ret til at indgive klage, uden at det berører andre administrative klageadgange eller adgang til domstolsprøvelse. Retten til at indgive klage til en tilsynsmyndighed afskærer således ikke den registrerede fra at benytte sig af andre muligheder, som den registrerede måtte have i medfør af national ret, herunder domstolsprøvelse. Den registrerede bestemmer herefter, hvorvidt vedkommende ønsker at indgive klage til en evt. rekursmyndighed, tilsynsmyndigheden eller anlægge sag hos domstolene.

Efter præambelbetragtning nr. 141 bør enhver registreret have ret til at indgive klage til en enkelt tilsynsmyndighed, og til at klagen undersøges, i det omfang det er passende i det specifikke tilfælde med forbehold af domstolskontrol.

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 77, stk. 2, at den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til, underretter klageren om forløbet og resultatet af klagen, herunder om muligheden for anvendelse af retsmidler, jf. artikel 78.

Det følger bl.a. af præambelbetragtning nr. 141, at tilsynsmyndigheden bør underrette den registrerede om forløbet og resultatet af klagen inden for en rimelig frist. Hvis sagen kræver yderligere undersøgelse eller koordinering med en anden tilsynsmyndighed, bør den registrerede undervejs underrettes herom.

Det følger af underretningspligten, at den tilsynsmyndighed, som klagen er indgivet til som svar på den registreredes klage, underretter denne om forløbet af klagen. Efter bestemmelsens ordlyd gør det ingen forskel, om den myndighed, som klagen blev indgivet til, er den tilsynsmyndighed, der har kompetence til at afgøre klagen. Det tilsyn, som har modtaget klagen, bibeholder efter artikel 77, stk. 2, kommunikationen med klageren, også i tilfælde, hvor det er et andet lands tilsynsmyndighed, der skal behandle klagen.

Du kan bruge denne skabelon til at skrive en klagevejledning, når du (delvist) afslår indsigt.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en indsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Du kan bruge denne skabelon til at skrive en klagevejledning, når du orienterer om videresendelse af en klage over afslag på indsigt. Det kan være relevant, hvis den indsigtssøgende har valgt at sende sin klage til den dataansvarlige, hvor du arbejder.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en indsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.