En aktindsigtsanmodning skal som hovedregel afgøres snarest og senest 10 dage efter modtagelsen, jf. 1985-offentlighedslovens § 16, stk. 1 og 2. Aktindsigtssager skal derfor behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Hvis du ikke kan nå at færdigbehandle sagen inden for denne tidsramme, skal du sende et såkaldt fristbrev, hvori du redegør for, hvorfor sagen endnu ikke er færdigbehandlet, og hvornår du forventer, at dette vil ske. Hvis du ikke kan færdigbehandle sagen inden for 1 måned, skal du også sende et fristbrev, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 3. Sagen skal i alle tilfælde færdigbehandles inden for 2 måneder fra modtagelsen af anmodningen, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 3.

Du skal være opmærksom på, at offentlige myndigheder skal prioritere en hurtig behandling af sager om aktindsigt, jf. FOB 2015-38. Myndigheden bør derfor som udgangspunkt straks give aktindsigt i de dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom (delafgørelse), og så vende tilbage senere med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter.

Det betyder, at anmodninger om aktindsigt i ikke omfangsrige sager, som dels indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, dels indeholder dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, skal tilstræbes imødekommet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen i forhold til de dokumenter i sagen, der ikke giver anledning til tvivl (delafgørelse). Herefter kan myndigheden vende tilbage med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.

Du kan således ikke lade hele sagens afgørelse afvente f.eks. vurderingen af en række bestemte dokumenter, som giver anledning til juridiske tvivlsspørgsmål eller lignende.

Miljøoplysningslovens § 4, stk. 1 og 3, og 1985-offentlighedslovens § 16, stk. 1 og 2, har følgende ordlyd:

§ 4

[...]

Stk. 3. Sager om aktindsigt skal under hensyntagen til en eventuel tidsfrist, som anføres af den, der har fremsat anmodningen, afgøres hurtigst muligt og senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen eller, hvis sagens omfang og komplekse karakter er af en sådan art, at fristen på 1 måned ikke kan overholdes, senest 2 måneder Senest 2 måneder Absolut (ufravigelig) frist. efter modtagelsen. Sager efter stk. 2, hvor der gives afslag på at stille oplysningerne til rådighed i den form, som den, der fremsatte anmodningen, ønsker, skal dog afgøres senest 1 måned efter modtagelsen af anmodningen.

[...]

§ 16

Vedkommende myndighed afgør snarest, Snarest Det betyder, at du skal færdigbehandle en anmodning om aktindsigt så hurtigt som muligt. om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi.

Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

[...]

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Valg af sagsbehandlings-/underretningsfrister

Der er ikke i lovgivningen taget klart stilling til, hvilke sagsbehandlingsregler der gælder, når myndighederne anvender miljøoplysningslovens regler. Spørgsmålet er endvidere ikke endeligt afgjort i praksis, jf. Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse af 30. april 2019, sagsnr. 18/05294 og Planklagenævnets afgørelse i MAD 2018.142. Se også Energiklagenævnets afgørelse af 10. juli 2015, j.nr. 1091-15-4-12.

Princippet om, at afgørelser om aktindsigt skal træffes efter det retsgrundlag, der er gunstigst for den aktindsigtssøgende, udstrækkes dog normalt kun til sagens materielle spørgsmål. Ud over miljøoplysningslovens egne sagsbehandlingsfrister skal du derfor som udgangspunkt anvende 1985-offentlighedslovens underretningsfrist på 10 dage – og dermed ikke 2013-offentlighedslovens underretningsfrist på 7 arbejdsdage – når du behandler anmodninger om aktindsigt efter miljøoplysningsloven.

Vær dog opmærksom på, at valget af sagsbehandlings-/underretningsfrister til dels er en teoretisk problemstilling, idet afgørelser om aktindsigt i alle tilfælde skal afgøres hurtigst muligt.

2. Hvordan beregnes sagsbehandlingsfristen?

Fristen regnes fra modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Hvis anmodningen er sendt pr. e-mail, beregnes fristen fra den dag, myndigheden modtager den i sin indbakke, og hvis aktindsigtsanmodningen er sendt som et almindeligt brev, regnes fristen fra den dag, myndigheden modtager den med posten.

Det er uden betydning, hvornår på døgnet anmodningen modtages hos myndigheden. En aktindsigtsanmodning pr. e-mail modtaget en mandag kl. 23:59 anses således for modtaget den pågældende mandag.

Ved beregningen af fristen på 10 dage medregnes ikke den dag, anmodningen er modtaget. Modtager en myndighed en begæring den 5. i en måned, skal myndigheden træffe afgørelse eller afsende underretning senest den 15. i samme måned.

3. I hvilke tilfælde kan 10-dages og 1-månedsfristen udsættes – og med hvor meget?

10-dagesfristen for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning er ikke absolut, men kan undtagelsesvis udsættes navnlig som følge af sagens omfang eller kompleksitet.

Med udtrykket sagens omfang sigtes først og fremmest til antallet af dokumenter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket sagens kompleksitet sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller en virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen.

Som et andet eksempel på, at det kan være berettiget at udsætte færdigbehandlingen, kan nævnes det tilfælde, hvor myndigheden på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan (færdig)behandle den foreliggende anmodning inden for den nævnte frist, selvom anmodningen vedrører et begrænset antal dokumenter.

For så vidt angår behandling af aktindsigtsanmodninger i ferieperioder henvises til FOB 2016-45.

Om de forhold, der efter omstændighederne og undtagelsesvis kan begrunde en udsættelse af behandlingen af en anmodning om aktindsigt, kan der i øvrigt henvises til Offentlighedskommissionens betænkning 1510/2009, kapitel 22, pkt. 4.2 (side 798 f.).

Selvom der foreligger en udsættelsesgrund, skal myndigheden prioritere behandlingen af den pågældende aktindsigtsanmodning.

I de særlige tilfælde, hvor anmodningen ikke kan behandles inden for 10 dage, skal det tilstræbes, at sagen afgøres hurtigst muligt og senest 1 måned efter modtagelse af anmodningen, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 3.

Hvis det helt undtagelsesvist ikke kan lade sig gøre at træffe afgørelse inden for 1 måned, skal sagen færdigbehandles senest 2 måneder efter modtagelsen jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 3. Fristen på 2 måneder er en absolut (ufravigelig) frist.

4. Underretningspligt (fristbreve)

Hvis du (undtagelsesvis) ikke kan færdigbehandle en anmodning om aktindsigt inden 10 arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 1985-offentlighedslovens § 16, stk. 2, at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Vær opmærksom på, at underretningen skal indeholde en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 10 dage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes en afgørelse. Underretningen efter skal sendes inden udløbet af den 10. dag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. F.eks. er det ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at ”x myndighed vil snarest vende tilbage med svar på din anmodning”, og at den pågældende vil modtage et svar på anmodningen ”så snart x myndigheds overvejelser om aktindsigtsspørgsmålet er afsluttet”.

5. Forvaltningsloven

Det følger af 1985-forvaltningslovens § 16, stk. 2, at myndigheden snarest afgør, om partens anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 10 dage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Bestemmelsen er identisk med 1985-offentlighedslovens § 16, stk. 1 og 2.

Miljøoplysningslovens sagsbehandlingsfrister på henholdsvis 1 og 2 måneder finder også anvendelse, når sagen behandles efter 1985-forvaltningsloven, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 3.

6. Brevskabelon - sagens omfang

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af sagens omfang ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Du skal være opmærksom på, at alle breve i en aktindsigtssag skal afspejle sagens konkrete omstændigheder, og at du derfor bør foretage de nødvendige tilpasninger i skabelonen. Du skal navnlig være opmærksom på, om der er behov for en mere konkret begrundelse, end skabelonteksten lægger op til.

Brevskabelon

7. Brevskabelon - sagens kompleksitet

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af sagens kompleksitet ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Brevskabelon

8. Brevskabelon - mange anmodninger

Du kan bruge denne skabelon, hvis det på grund af behandlingen af øvrige aktindsigtsanmodningen ikke er muligt at besvare anmodningen inden for syv arbejdsdage.

Brevskabelon