Journaliseringspligt

Du skal journalisere et dokument, hvis dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, jf. pkt. 1-4 nedenfor.

Dokumenter er ikke undtaget fra aktindsigt, hvis de ikke er journaliseret. Du skal derfor stadig vurdere, om der kan gives aktindsigt i dokumenter, der ikke er journaliseret på sagen, men som er indgået i behandlingen af den. Disse dokumenter skal dog være journaliseret senest på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse i forhold til aktindsigtsanmodningen.

Journaliseringspligten følger af offentlighedslovens § 15, der har følgende ordlyd:

§ 15

Dokumenter, Dokumenter Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt og meget bredt. Det omfatter ikke kun skrift på papir og såkaldte aktstykker (fotografier, billeder, kort, rids m.v.), men også materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter og aktstykker, f.eks. lydbånd, film, videooptagelse m.v. der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed Forvaltningsmyndighed Pligten til at journalisere gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af § 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning. som led i administrativ sagsbehandling Administrativ sagsbehandling Dokumenter, der på grund af deres indhold er myndighedens løbende administrative virksomhed helt uvedkommende, er ikke omfattet af journaliseringspligten. i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning Betydning Med udtrykket ”betydning for en sag” sigtes der til, om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket ”betydning for […] sagsbehandlingen i øvrigt” navnlig sigtes til, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, Interne dokumenter Det er nærmere fastlagt i § 23, hvad der er et internt dokument. der foreligger i endelig form. Endelig form I almindelighed vil det være udtryk for, at et internt dokument foreligger i endelig form, hvis det har været tillagt faktisk betydning i forbindelse med behandlingen af den pågældende sag.

Stk. 2. Et dokument omfattet af stk. 1, som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt Snarest muligt Hovedreglen er, at sædvanlige papirbreve (f.eks. breve fra eller til en borger) skal være journaliseret 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. E-mails skal være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. Der er ikke fastsat en frist for, hvornår interne dokumenter i endelig form skal journaliseres. efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.

Stk. 3. Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:

1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse.

2) Kort tematisk angivelse Kort tematisk angivelse Den korte, tematiske angivelse vil kunne være det pågældende dokuments eventuelle titel (overskrift). Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, f.eks. brev, notat m.v. af dokumentets indhold.

Stk. 4. Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af § 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning.

Stk. 5. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om helt eller delvis at undtage forvaltningsmyndigheder m.v., der er omfattet af stk. 4, fra pligten til at journalisere.

Stk. 6. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at pligten til at journalisere efter stk. 1 og 2 også skal gælde for kommunale og regionale enheder samt selskaber m.v., der ikke er omfattet af stk. 4.

Uddybende bemærkninger, praksis mv.

1. Hvem har pligt til journalisering?

Journaliseringspligten gælder kun for statslige forvaltningsmyndigheder, der er omfattet af offentlighedslovens § 2, samt for kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 4.

2. Hvad er der pligt til at journalisere?

Dokumenter såsom breve til og fra borgere, afgørelser, høringsbreve, rykkerbreve mv. skal altid journaliseres, hvis de er relevante for en sag, eller hvis de angår en henvendelse, som skal besvares.

Bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort, brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser mv., der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed, er ikke omfattet af journaliseringspligten, da den første betingelse normalt ikke vil være opfyldt.

Modtagne eller afsendte e-mails skal også journaliseres, hvis den enkelte e-mail har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Der er dog ganske mange e-mails, som ikke skal journaliseres, fordi de har en mere uformel karakter. I Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, kapitel 25, pkt. 3.5.2.3 (side 874 f.), er der nævnt en række eksempler på e-mails, der ikke er omfattet af journaliseringspligt. Det vil ofte være tilfælde, hvor mails erstatter samtale mellem sagsbehandlere, og som har et planlæggende eller koordinerende sigte.

Interne dokumenter skal kun journaliseres, hvis de foreligger i endelig form. Hvis et dokument har været tillagt faktisk betydning i forbindelse med behandlingen af den pågældende sag, vil det normalt foreligge i endelig form. Telefonnotater e.l. vil i almindelighed være omfattet af journaliseringspligten.

Hvis blot en del af et dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, skal hele dokumentet journaliseres.

Offentlighedslovens § 15 er ikke til hinder for, at du journaliserer dokumenter, der ikke efter bestemmelsen er pligt til at journalisere, herunder f.eks. udkast til interne dokumenter.

Pligten til at journalisere efter § 15 gælder formelt kun for dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed efter lovens ikrafttræden den 1. januar 2014, jf. lovens § 42, stk. 8.

3. Hvornår skal journalisering ske?

Hvis et dokument skal journaliseres, skal det ske snarest muligt efter dokumentet er modtaget eller sendt, jf. § 15, stk. 2.

Hovedreglen er, at sædvanlige papirbreve (f.eks. breve fra eller til en borger) skal være journaliseret 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. E-mails skal være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.

I undtagelsestilfælde kan journalisering lovligt ske senere end de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage. F.eks. ved behandling af en følsom sag, hvor det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt. Journaliseringsfristen kan også forlænges, hvis den pågældende sagsbehandler er fraværende, f.eks. på grund af ferie, sygdom, kursusdeltagelse, tjenesterejse eller lignende.

Der er ikke fastsat en frist for, hvornår interne dokumenter i endelig form skal journaliseres.

4. Hvordan skal journalisering ske?

Journalsystemet skal indrettes således, at det indeholder oplysninger om dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse samt en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 3.

Det er ikke et krav, at dokumenter omfattet af journaliseringspligten journaliseres i det samme journalsystem. Derfor kan f.eks. klassificerede dokumenter journaliseres i et særskilt journalsystem. Bestemmelsen regulerer heller ikke den nærmere indretning af journalsystemet.

Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments eventuelle titel (overskrift). Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, f.eks. brev, notat m.v. I nogle tilfælde kan en artsangivelse – f.eks. borgerhenvendelse eller høringssvar – dog være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset. Dette gælder eksempelvis i en sag, hvor en myndighed har sendt et dokument i høring, og hvor en angivelse, at der er tale om et høringssvar eventuelt med en indikation af, hvem der har afgivet svaret, vil være tilstrækkelig.

5. Forvaltningslovens regler om journalisering

Forvaltningsloven indeholder ikke regler om journalisering. Offentlighedslovens § 15 fastsætter imidlertid en generel journaliseringspligt for forvaltningsmyndigheder. Du skal derfor også foretage journalisering i sager, som omfattes af forvaltningsloven.